Tehingute sobitamine

Sobitamine on Arvellole ütlemine, mis iga pangatehing tegelikult oli: klient maksab arvet, tarnijale tasutakse, palk, maks või raha liigub sinu enda kontode vahel. Iga vastus loob taustal õige raamatupidamiskande — ja just see hoiab aruanded ja käibemaksunumbrid tõesena.

Iga tehing on ühes kolmest olekust: Ootel (midagi pole veel otsustatud), Vastendatud (sobitatud või kategoriseeritud, kande taga) ja Välistatud (pole äritegevus). Siht: midagi ei jää olekusse Ootel.

Vajavad tähelepanu vaade

Pangandus → Vajavad tähelepanu on koht, kus sobitamine toimub. Kaks loendurit näitavad, mitu tehingut vajab ülevaatust ja mitmel on juba soovitus küljes. Nende all esitab Arvello ühe tehingu korraga — kuupäev, summa, kes maksis või kellele maksti, viitenumber — koos eelmise, järgmise ja vahelejätu nuppudega. Kui järjekord jõuab nullini, saad teate "Kõik korras!" ja lühikese konfetisahmaka, mis on nii elevil, kui raamatupidamistarkvara olema peab.

Kuidas vältida topeltkandeid sobitamisel

Kui Arvellol on tõenäoline arve, kuvatakse riba "Võimalik vaste". Kinnita paneb makse kirja, loob raamatupidamiskande ja märgib mõlemad tehtuks; Ei ole see loobub soovitusest. Kui arve number klapib, aga summa mitte, märgitakse see võimaliku osalise maksena — kinnitamine paneb kirja osamakse ja edenemisriba jälgib, mis on veel jaotamata.

Kui panid makse arvele kirja käsitsi (arve vaates Kirjenda makse) ja sama raha jõuab hiljem kohale pangaliidese või impordi kaudu, paneb Arvello selle tähele: riba pakub Kinnita asemel nuppu Seo olemasoleva maksega, nii et laekumine seotakse juba olemasoleva maksega, mitte ei kirjendata teist korda. Sama kaitse on käsitsi sobitamise vormis — kui valid arve, millel on täpselt sama summaga sidumata makse, kuvatakse hoiatus koos sidumise valikuga; Kinnita jääb alles selle harva juhu jaoks, kui laekumine ongi eraldi sama summaga makse. Kui sama summaga sidumata makseid on mitu ja need on laekumise kuupäevale võrdselt lähedal, ei tea Arvello, milline neist see on, ja palub sul avada arve ning siduda õige makse, mitte kinnitada uut.

Et tehing ei sobituks kaks korda, loob iga kinnitus täpselt ühe maksekirje. Juba vastendatud tehing ei ilmu enam järjekorda ja sama arvet ei saa kogemata kaks korda tasutuks märkida.

Kategoriseerimise valikud

Kui soovitust pole (või pärast selle tagasilükkamist), loetleb ruudustik "Mis see makse on?" raha suuna jaoks realistlikud valikud. Väljamineva raha puhul: ärikulu, pangatasu või muu lihtne kulu, vaste olemasoleva kuluga, palga- või juhatuse liikme tasu, maksumakse EMTA-le, dividendid, juhatuse liikme isiklik väljamakse, laenu tagasimakse, seadme ost, tagasimakse kliendile ja nii edasi; sissetuleva raha puhul: arve laekumine, omaniku investeering, maksu tagastus, tarnija tagasimakse, muu tulu või vara müük. Iga valik avab lühikese vormi ja Arvello hoolitseb kande eest. Ärikulu kirjapanek avab tehingust ette täidetud kuluvormi, mis sobitub salvestamisel ise, ning arve laekumine ilma veel olemasoleva arveta võib selle kohapeal luua. Kui kulu salvestatakse, kuid seda ei õnnestu tehinguga siduda, annab Arvello sellest teada — sobita siis tehing salvestatud kuluga, selle asemel et kulu uuesti kirja panna — kui kulu on veel mustand, kinnita see enne. Kui tehing on endiselt olekus Vastendatud, kasuta enne lehel Pangandus → Kõik tehingud selle rea tagasivõttu ja kui see ei õnnestu, võta ühendust klienditoega aadressil info@arvello.ee. Kui kulu vastendati, kuid ülejäänud tehingut ei õnnestunud lõpuni viia, annab Arvello ka sellest teada: kui osa tehingust on veel kirjendamata, võta see samamoodi tagasi ja sobita uuesti. Sama kehtib iga sobitamise kohta, mis katkeb, kuid ei suuda tehingut vabastada: Arvello annab sellest teada ja lehel Pangandus → Kõik tehingud selle rea tagasivõtt vabastab tehingu uuesti sobitamiseks. Kui sobitamine kirjendab osa tehingust, kuid ei suuda ülejäänut vabastada, hoiatab Arvello samamoodi: kontrolli tehingut lehel Pangandus → Kõik tehingud ja kui osa sellest on veel kirjendamata, võta see tagasi ja sobita uuesti — kui tagasivõtt ei õnnestu, võta ühendust klienditoega aadressil info@arvello.ee.

Pangatasu / lihtne kulu on otsetee pisiasjade jaoks: igakuine teenustasu või kaarditasu ei vaja tarnijat ega kuludokumenti. Vali kulukonto (Pangatasud on ette valitud), soovi korral märgi loo reegel, et sama saaja edaspidised tasud kategoriseeruksid ise, ja kogu summa kantakse otse sellele kontole. Kuna ostuarvet selle taga pole, sisendkäibemaksu maha ei arvata — mahaarvatava käibemaksuga kulud kuuluvad endiselt kuluna kirjendamisele.

Juhatuse liikme isiklik väljamakse on raha jaoks, mille juhatuse liige võtab ettevõtte kontolt endale — mitte palk ega dividend. See kirjendatakse juhatuse liikme laenukontole (1520) kui raha, mille ta ettevõttele võlgneb, mitte kuluna.

Laenu tagasimakse vähendab ettevõtte laenu. Vali laenukonto, mida see vähendab: 2400 Laenukohustused (vaikimisi) või 2410 Lühiajalised laenukohustused. Vali see konto, kuhu laen raha laekumisel kirjendati, olenemata sellest, kes raha laenas: omaniku investeering, mis on kirja pandud osaniku laenuna, läheb kontole 2410 ja tulukategooriaga Saadud laen kirja pandud laen kontole 2400. Samalt kontolt tagasi makstes laen suletakse, selle asemel et jätta see bilansis avatuks. Makse (millest selles sisalduv pangatasu läheb pangatasudesse) kirjendatakse valitud konto vastu. Intressi eraldi ei kajastata: kogu makse vähendab laenu.

Kliendile tagasimakse on kliendile tagastatava raha jaoks. Valik loetleb kõik arved, millelt tuleb kliendile raha tagastada — arve, mille klient tasus ja mille sa seejärel kreeditarvega krediteerisid, või arve, mida ta üle maksis —, koos igaühe tagastatava summaga. Kui täpselt ühelt neist tuleb tagastada just tehingu summa, valitakse see sinu eest; muul juhul vali arve ise. Kinnitamine registreerib tagasimakse sellele arvele ja kirjendab selle selle pangakonto peale. Tagasimakse ei saa olla suurem kui arvelt tagastatav summa ning tehingut, mis on dateeritud varasemaks kui tagasimakse aluseks olev makse või kreeditarve, ei saa selle tagasimaksena kirjendada. Kui nimekiri on tühi, tuleb kreeditarve enne kinnitada.

Tarnija tagasimakse on sama asi tarnijalt tagasi tuleva raha jaoks: ostuarve, mille sa tasusid ja mille tarnija seejärel kreeditarvega krediteeris, või arve, mida sa üle maksid. Valik loetleb kõik ostuarved, mille pealt mõni tarnija sulle raha võlgneb, koos summaga, valib ette selle, millelt tuleb tagasi täpselt tehingu summa, ja kinnitamisel kirjendab tagasimakse sellele arvele ja kannab selle sellele pangakontole — võlg tarnijale läheb nulli, uut tulu ei teki. Tagasimakse ei saa olla suurem, kui arvelt tagasi võlgnetakse, ning tehingut, mis on dateeritud varasemaks kui tagasimakse aluseks olev makse või kreeditarve, ei saa selle tagasimaksena kirjendada. Kui nimekiri on tühi, tuleb tarnija kreeditarve enne kinnitada.

Laekumised, millest maksevahendaja on tasu maha arvanud

Kaardi- ja veebimaksete vahendajad — Stripe, PayPal, Montonio, Shopify Payments ja teised — maksavad raha välja oma tasu võrra vähendatuna. Klient maksis 15,00 €, vahendaja jättis endale 1,75 € ja pangas paistab 13,25 €. Kui see nii kirja panna, on tegu 13,25 € osamaksega, mis jätab arve igaveseks lahtiseks, ja väljamaksest kajastatud tulu on tasu võrra väiksem, kui see päriselt oli.

Selle lahendab arvevaliku all olev väli Maksevahendaja maha arvatud tasu. Sisesta tasu, mille vahendaja endale jättis, ja Arvello loeb arve täies mahus, 15,00 € ulatuses tasutuks, kannab 1,75 € pangatasudele (konto 5800) ning pangakonto pearaamatukonto saldo jääb ikka 13,25 € — täpselt see, mis päriselt laekus. Arve on tasutud, nii tulu kui ka pangatasud on kirjas brutosummas. Kui valitud on täpselt üks arve ja laekumine jääb arve saldost väiksemaks, täidab link Kasuta puudujääki välja sinu eest.

Väli ilmub ainult seal, kus sellel on mõte: eurodes laekumistel, mis tasuvad eurodes arveid. Välisvaluutas arve puhul võib puudujääk olla hoopis kursivahe, mitte tasu, seega jääb väli seal peitu ja kehtivad välisvaluuta reeglid. Automaatne sobitamine tasu kunagi ei oleta — tasu võrra vähendatud väljamakse sobitatakse alati käsitsi.

Väljamakse, mis katab mitu arvet

Vahendajad maksavad enamasti välja kogumina. Oletame, et 132,50 € väljamakse katab kümme 15,00 € arvet ja vahendaja väljamakseraportis on kogutasu 17,50 €:

Muu tulu

Sama väli on olemas ka valikus Muu tulu — õige valik siis, kui väljamakse taga arveid ei ole. 132,50 € väljamakse 17,50 € tasuga kajastatakse 150,00 € valitud tulukontole ja 17,50 € pangatasudele, pangakonto saldo jääb 132,50 €. Pea meeles, et muu tulu kajastatakse ilma käibemaksuta: käibedeklaratsioon loeb ainult arveridu, nii et käibemaksukohustuslasena vajab müük ise endiselt arvet (või hiljem vahendaja ühenduse müügikokkuvõtet), et KMD-le jõuda. Brutosummale viimine parandab tulu ja tasud; käibemaksupositsiooni see ei loo.

Kaks asja, mida pooleli oleva väljamakse juures teada. Esiteks ei tea riba "Võimalik vaste" tasust midagi — selle kinnitamine paneb kirja osamakse laekunud summas, seega kasuta väljamakse puhul arvevalikut ja sisesta tasu. Teiseks sõltub väljamakse tagasivõtmine sellest, kui kaugele jõudsid: kui viimane arve on tehingu sulgenud, võtab Tühista vastendus vaates Kõik tehingud tagasi kõik — maksed, tasukande ja deklareeritud tasu; kuni tehing on järjekorras veel lahtine, kasuta edenemisriba nuppu Eemalda kõik, mis teeb sama. Mõlemal juhul naaseb tehing olekusse Ootel puhtana.

Mida automaatne sobitamine ise teeb

Automaatne sobitamine jookseb pärast iga importi ja sünkroonimist ning uuesti alati, kui finaliseerid arve või kulu. See tegutseb küsimata ainult siis, kui tõendus on tugev:

• arve number ilmub makse viites või selgituses ja summa võrdub täpselt sellega, mis on tasumata, või
• täpselt üks avatud arve klapib summaga ja saaja/maksja nimi või IBAN ühtib arve kontaktiga.

Maksed EMTA-le tuvastatakse maksuameti ametlike kontoandmete järgi ja kajastatakse automaatselt maksumaksetena, kusjuures intressid ja viivised suunatakse omaette kontole. Automaatselt sobitatud tehingud kannavad sellekohast märget ja nagu kõike muud siin, saab need tagasi võtta. Kõik, mille tõendus on nõrgem — summa, mis klapib, aga muud mitte, arve number teistsuguse summaga makses — vaid soovitatakse, mitte ei otsustata sinu eest.

Välisvaluutad

Arvello peab raamatupidamist eurodes ja pangakontod on eurokontod, seega muus valuutas kirjendatud tehingut veel sobitada ei saa. Kui pangaühendus või CSV-väljavõte sellise tehingu siiski toob, jätab Arvello selle alles, mitte ei viska ära, sest pangad annavad ajalugu kätte vaid piiratud aja ulatuses ja vahele jäetud rida ei pruugi hiljem enam kättesaadav olla. Tehing on vaates Kõik tehingud märgiga Välisvaluuta ja kategooria veerus on "Pole eurodes — veel ei toetata". See ei jõua kunagi ootel tehingute hulka, sellele ei tehta kannet ning see ei lähe arvesse kokkuvõtetes, aruannetes ega käibemaksunumbrites. Seda ei saa ka sobitada, kategoriseerida ega tagasi võtta. Kui rida pärineb CSV-impordist, on selle menüüs Kustuta, mis aitab siis, kui faili valuutaveerg oli valesti vastendatud: kustuta read, paranda vastendus ja impordi väljavõte uuesti. Pangaühendusest tulnud ridu kustutada ei saa, sest pank ei pruugi neid enam uuesti saata. Mitme valuutaga konto (nt Wise) puhul ühenda või impordi EUR-saldo; eurodes saabuvad konverteeringud kannavad tehingul märget algse valuuta kohta.

Teises valuutas väljastatud arved on täielikult toetatud. Kui euromakse tasub näiteks USA dollarites väljastatud arve, teisendab Arvello summa makse kuupäeva Euroopa Keskpanga kursiga, et selgitada, kui suur osa arvest sai tasutud — ja kui laekunud eurod erinevad arve raamatupidamisväärtusest, kajastatakse vahe automaatselt kursikasu või -kahjumina. Kui laekunud summa jääb tasumata summast 2% piiresse (tavaline panga kursivahe), loetakse arve täies mahus tasutuks. Kuna kahe valuuta summad klapivad harva numbrihaaval, ei sobitata välisvaluutas arveid kunagi automaatselt — arve numbri vaste ilmub soovitusena, mille kinnitad ise.

Kuidas töötada läbi tiheda konto

Kastikestega hulgivalikut ei ole — meelega. Hulgitöö toimub enne, kui sina kohale jõuad: automaatne sobitamine selgitab arvelaekumised, EMTA maksed käsitlevad end ise ja sobitamisreeglid neelavad korduvad kulud, jättes järjekorda selle, mis päriselt inimest vajab. Vaates Kõik tehingud hüppab Kategoriseeri mis tahes ootel real järjekorda täpselt selle tehingu juurde.

Tehingute välistamine

Mõned liikumised pole üldse äritegevus. Pole äriline / Välista märgib tehingu välistatuks: see jääb ajaloos nähtavaks, kuid kannet ei looda, nii et see ei puuduta kunagi kasumiaruannet, bilanssi ega käibedeklaratsiooni. Välistasid kogemata? Tühista välistamine paneb selle tagasi.

Ülekanded sinu enda kontode vahel saavad omaette käsitluse, sest need liigutavad raha ilma tulu või kuluta. Kui kasvõi ühel sinu pangakontol on oma pearaamatukonto (vaata Panga ühendamine), loob valik Ülekanne kontode vahel kande läbi vahekonto Money in transit („teel olev raha"): väljaminev pool paneb raha teele, sissetulev pool võtab selle vastu ja kui mõlemad pooled on sobitatud, on vahekonto taas nullis — nii püsib iga konto raamatupidamislik saldo tõene ja aruanded jäävad endiselt puutumata. See kehtib mõlema poole kohta ka siis, kui üks pool on ilma oma pearaamatukontota konto (selle poole kanne tehakse ühise pangakonto vastu). Kui mõlemad kontod on Arvellos, on ülekande kummalgi poolel oma tehing: märgi mõlemad pooled ülekanneteks. Ettevõtted, kes kontopõhiseid pearaamatukontosid üldse ei kasuta, jäävad senise käitumise juurde — tehing lihtsalt välistatakse.

Kogu tehinguajalugu

Pangandus → Kõik tehingud on pearaamatu-vaade: kokkuvõtted laekumiste, väljamaksete, neto ja vastendamata kohta, seejärel iga tehing koos oleku ja kategooriaga. Filtreeri oleku, suuna või pangakonto järgi või otsi teksti järgi. Kategooria veerg näitab, milleks iga tehing sai — sobitatud arvete puhul "Arve makse", muidu konto, millele see kanti — ja iga rida pakub asjakohast tagasivõttu (Tühista vastendus, Tühista kategoriseerimine, Tühista välistamine). Erand on märgiga Välisvaluuta rida, millel pole midagi tagasi võtta (vaata välisvaluutad). Tagasivõtt toob tehingu draamata olekusse Ootel tagasi — koos värske soovitusega, kui see endiselt kehtib. Vastenduse tühistamine pöörab sobitamisel kirjendatud makse tagasi; käsitsi kirjendatud maksega seose tühistamine ainult eemaldab seose — makse ise jääb täpselt selliseks, nagu selle kirjendasid. Tühistamine võtab tagasi ka kõik muu, mille vastendus tegi: Seadme ostuna vastendamisel loodud põhivara eemaldatakse põhivarade registrist ja vastendusega makstuks märgitud lähetus või kodukontori kulunõue läheb tagasi olekusse Kinnitatud, valmis õige tehinguga sidumiseks. Ühel juhul tühistamine keeldub: kui vastendusega loodud põhivarale on vahepeal kantud kulum või võõrandamine, jätaks selle eemaldamine need kanded raamatupidamisse ilma aluseta, seega jääb vastendus alles ja Arvello selgitab, miks. Sinu töölaua sobitamata loendur viib siia, ette filtreeritud ootel tehingutele.