E-arved ja Peppol
Saada ja võta vastu e-arveid Peppoli võrgus: ettevõtte kinnitamine, saatmine ja saabunud e-arvete postkast.
E-arve ei ole PDF. See on struktureeritud andmed, mis liiguvad sinu raamatupidamistarkvarast otse kliendi omasse, üle võrgu nimega Peppol — ei e-kirja, ei manust, ega kedagi, kes teises otsas arveread uuesti sisse tipiks.
Peppol on üleeuroopaline võrk e-arvete vahetamiseks. Alates 2025. aasta juulist on Eesti e-arve operaatorid selle kaudu omavahel ühendatud, nii et üksainus Peppoli ühendus jõuab kõigi e-arveid vastu võtma registreerunud Eesti ettevõteteni. Arvello registreerib su ettevõtte võrku arvelduse seadistamise käigus ja kasutab PDF-e nende klientide jaoks, kes võrgus pole.
Kuidas ettevõtet võrgus kinnitada
Enne kui su ettevõte saab e-arveid saata või vastu võtta, vajab see ühekordset identiteedi kinnitamist. Sind suunatakse Arvello e-arvete partnerile Recommandile, kus kinnitad, et oled volitatud ettevõtet esindama, ja nõustud nende tingimustega, ning seejärel läbid oma telefonis kiire isikutuvastuse — pildistad isikut tõendavat dokumenti ja teed selfi. See võtab umbes 2–3 minutit ja võrk kinnitab su identiteedi automaatselt mõni minut pärast lõpetamist.
Kuni kinnitamine on tegemata, ilmub see su töölaua kontrollnimekirja punktina. Sind suunatakse selleni ka esimest korda, kui üritad e-arvet saata: dialoog pakub nuppu Ava kinnitamine ja kui oled kontrolli läbinud, kinnitab Kontrolli staatust selle ära.
Kuidas saata arve e-arvena
Kas klient saab e-arveid vastu võtta, kontrollitakse Peppoli kataloogist tema registrikoodi järgi (registrikood on ettevõtte number äriregistris). Kontaktid, kes saavad, kannavad silti Võtab e-arveid vastu ja Kontrolli-nupp kontaktil pärib kataloogist uuesti, millal soovid.
Peppolis kättesaadava kliendi puhul pakub arve leht põhitoiminguna Saada e-arvena ja selle kõrval Saada PDF-ina — valik on arve kaupa ning e-arve saatmine kinnitab mustandi täpselt samamoodi nagu PDF-i saatmine. Kohaletoimetamist jälgitakse seejärel arve Tegevuste-vahekaardil:
- Järjekorras / Saatmine — teel võrku.
- Saadetud — võrgule üle antud.
- Kohale toimetatud — kliendi süsteem kinnitas kättesaamise.
- Ebaõnnestunud — ei õnnestunud kohale toimetada; proovi uuesti või saada PDF.
- Tagasi lükatud — saaja süsteem keeldus dokumendist.
Su pakett sisaldab igakuist e-arvete mahtu, mis katab saadetud ja vastuvõetud dokumendid kokku; kui maht on täis, ei saa e-arveid kuni järgmise kuu või paketi vahetuseni saata ja arve saad selle asemel e-kirjaga PDF-ina saata. Vaata Paketid ja arveldus.
Väga harva kordab võrk saatmist, mille kohta ta oli juba teatanud Ebaõnnestunud, ja see õnnestub just samal hetkel, kui sa arve ise uuesti saadad — nii jääb kliendile sama arvenumbri kaks eksemplari. Sel juhul kuvab arve leht ülal hoiatuse Saadetud Peppoli kaudu rohkem kui üks kord koos eksemplaride arvuga. Võta kliendiga ühendust, et arvet ei tasutaks kaks korda. Muud sa tegema ei pea: Arvello annab samal ajal juhtumist märku ka meie meeskonnale.
E-arve on andmed, mitte dokument, seega su arvekujundus ei ole selle osa — kliendi tarkvara kuvab sisu omas stiilis. Vaata Arvekujundus.
Kuidas saabunud e-arved käituvad
Kui tarnijad saadavad sulle Peppoli kaudu e-arveid, maanduvad need menüüs Kulud → Saadud e-arved. Arvello töötleb iga saabunud arve ülevaatamiseks valmis kirjeteks:
- Saatja sobitatakse olemasoleva kontaktiga registrikoodi või KMKR-numbri järgi — või luuakse uus tarnija kontakt. Uus tarnija saab registrikoodi ainult siis, kui see on e-arvel kirjas; KMD INF näitab tarnijaid registrikoodi järgi, seega toob käibedeklaratsiooni kontrollnimekiri sellise tarnija nimeliselt välja, kui KMD INF-i piirmäär tema arvete osas täitub.
- Arveridadest luuakse ostuarve mustand.
- Valmistatakse ette raamatupidamiskande mustand.
- Arvello otsib sobivat väljaminevat pangamakset. Üks kindel vaste seotakse automaatselt, mitu kandidaati märgitakse ülevaatamiseks ja vaste puudumine tähendab lihtsalt, et arve pole veel makstud.
Sinu raamatupidamisse ei kanta midagi, kuni valid Kinnita ja postita, mis kinnitab ostuarve ja teeb kanded; Lükka tagasi loobub mustanditest. Olemas on ka hulgi kinnitamine, et kogu kuu ühe istumisega ära puhastada. Sealt edasi käitub dokument nagu iga teine ostuarve.
Enne postitamist kontrollib Arvello iga mustandi rida. Kui rea käibemaksumäär või käibemaksusumma ei vasta rea maksukoodile — näiteks tarnija määr, mida ühelgi Eesti koodil ei ole —, keeldub Arvello kinnitamisest ja teade nimetab rea. Ava kulu mustand, paranda maksukood või summad, salvesta ja kinnita uuesti.
Rida, mille tarnija on märkinud pöördmaksustatuks, saab pöördmaksustamise koodi tarnija käibemaksukohustuslase numbri järgi: Pöördmaksustamine, tarnija väljaspool EL-i (0%), kui number on antud väljaspool EL-i, Pöördmaksustamine, Eesti tarnija (0%), kui see on Eesti number (siseriiklik pöördmaksustamine kinnisasja, metallijäätmete, väärismetallide ja metalltoodete puhul), ja muul juhul Pöördmaksustamine, EL-i tarnija (0%). KMD näitab neid eri ridadel — vaata Maksumäärad ja koodid.
Tarnija võib märkida allahindluse või lisatasu ka kogu dokumendile — näiteks mahuallahindluse või veotasu —, mitte ühelegi reale. Mustand koostatakse ridadest, seega seda summat mustandil ei ole: 100,00 € suurune rida koos 10,00 € suuruse dokumendi allahindlusega on käibemaksuta 90,00 € dokument, aga 100,00 € mustand. Kui dokumendi käibemaksuta summa erineb selle ridade summast — kokku või mõne käibemaksumäära lõikes, näiteks kui 24% määraga allahindlus ja 0% määraga lisatasu teineteist tasakaalustavad —, näitab dokumendi leht mõlemat ning Kinnita ja postita keeldub seni, kuni mustandil on veel ridade summad. Kui mustandi summad on muudetud dokumendi omadeks — allahindlus võetakse maha ridadelt, mida see puudutab, lisatasu lisatakse eraldi reana —, läheb kinnitamine edasi sellega, mis mustandil siis kirjas on. Sama kehtib saabunud kreeditarve kohta. Üht juhtu ei saa muutmisega lahendada: dokument, mille kogusummades on allahindlused ja lisatasud, mida see koos käibemaksumääradega ei loetle, ning mille mustand on juba õige — sama määraga allahindlus ja lisatasu, mis teineteist tasakaalustavad. Arvello ei saa seda dokumendist välja lugeda, seega jääb mustand kinni; dokumendi saab tagasi lükata ja kulu käsitsi kirjendada.
Saabunud kreeditarved
Tarnija kreeditarve saabub samal viisil ning on nimekirjas ja oma lehel märgitud sildiga Kreeditarve. Arvello loeb dokumendist välja, millist arvet see krediteerib — arve numbri ja kuupäeva, kui kreeditarvel on see märgitud —, ja kui see vastab täpselt ühele tarnija kinnitatud ostuarvele, koostab selle juurde ostukreeditarve mustandi — iga summa vähendusena, arve maksukoodidega. Kinnita ja postita teeb seejärel tühistuskande, vähendab arvel tasumisele kuuluvat summat ja vähendab sisendkäibemaksu KMD-l — täpselt nagu käsitsi kirjendatud kreeditarve puhul. Mustandi iga rida saab algul selle arverea kulukategooria, mida see krediteerib, nii et tühistus jõuab sinna, kuhu kulu kanti, ja rida, mis katab kahte kategooriasse kantud kulu, jagatakse nende vahel; kategooriaid saad mustandil enne kinnitamist muuta. Kui kreeditarvel pole märgitud, millist arvet see krediteerib, kui sellel on märgitud mitu arvet või kui number ei vasta ühelegi või vastab mitmele arvele, palub leht sul arve valida; mustand koostatakse pärast valikut. Mitut arvet nimetavat kreeditarvet ei seota kunagi automaatselt, sest Arvellos kirjendatakse kreeditarve ühe arve juurde: selle lehel on kirjas arvenumbrid, mida see nimetab, ja sinu valitud arve juurde koostatud mustand sisaldab kogu kreeditarvet — selle ridu saab mustandil enne kinnitamist muuta. Valida saab ainult arveid, mille kuupäev on kreeditarve kuupäev või varasem, sest kreeditarve ei saa krediteerida arvet, mis väljastati pärast seda. Nimekirjas on tarnija arved ka siis, kui tarnija on sinu kontaktides kaks korda — näiteks kord käsitsi sisestatuna ja kord tema esimesest e-arvest loodud kontaktina —, kui neil kahel on sama registrikood, käibemaksukohustuslase number või nimi. Kreeditarvet pangamaksetega ei sobitata — seda ei tasuta.
Kui tarnija on käibemaksukohustuslane teises riigis ja lisas arvele selle riigi käibemaksu — näiteks Saksa tarnija 19% —, ei ole see Eesti sisendkäibemaks ega lähe KMD reale 5. Arvello kirjendab kuluna käibemaksuga summa maksukoodiga Käibemaksuga mittemaksustatav ning märgib arve nimekirjas ja arve lehel sildiga Välisriigi käibemaks, et näeksid seda enne kinnitamist. Teises EL-i riigis makstud käibemaksu saab tagasi taotleda e-MTA-s EL-i käibemaksu tagastustaotlusega hiljemalt järgmise aasta 30. septembriks; muul juhul jääb see kulu osaks.
Korduma kippuvad küsimused
Mu kinnitamine on endiselt ootel
Identiteedikontrolli peab läbima ettevõtte volitatud esindaja. Ava see töölaua kontrollnimekirja punktist või lingilt Ava kinnitamine, läbi kontroll ja kasuta seejärel Kontrolli staatust, et seda kinnitada. Senikaua saavad arved ikka PDF-ina välja minna.
Klienti ei leita võrgust
Peppoli otsing vajab kliendi registrikoodi, seega kontrolli kõigepealt, et see on kontaktil olemas. Seejärel kasuta kontaktil Kontrolli, et kataloogist uuesti pärida. Kui klient tõesti pole e-arveid vastu võtma registreerunud, saab ta PDF-i e-kirjaga — arve sisu on kummalgi juhul identne ja valik Saada e-arvena ilmub kohe, kui klient muutub kättesaadavaks.
Mu arve ei lähe e-arvena välja
Arve, millel on read, mis ei kuulu käibemaksuga maksustamisele, saab e-arvena liikuda ainult siis, kui su ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane ja kõik arve read on sellised — muul juhul keelab selle Euroopa e-arve standard (EN 16931). Arvello näitab sel juhul teadet; saada arve PDF-ina, sisu on sama.
E-arvel on registrikoodid sellised, nagu need olid arve väljastamisel, ja võrk toimetab arve nende järgi kohale. Kui kliendi registrikood on pärast arve väljastamist muutunud või kui arvel on sinu ettevõtte registrikood teine kui see, millega su e-arveldus on registreeritud, ei saada Arvello arvet e-arvena. Saada see siis e-postiga PDF-ina.