E-arved ja Peppol

E-arve ei ole PDF. See on struktureeritud andmed, mis liiguvad sinu raamatupidamistarkvarast otse kliendi omasse, üle võrgu nimega Peppol — ei e-kirja, ei manust, ega kedagi, kes teises otsas arveread uuesti sisse tipiks.

Peppol on üleeuroopaline võrk e-arvete vahetamiseks. Alates 2025. aasta juulist on Eesti e-arve operaatorid selle kaudu omavahel ühendatud, nii et üksainus Peppoli ühendus jõuab kõigi e-arveid vastu võtma registreerunud Eesti ettevõteteni. Arvello registreerib su ettevõtte võrku arvelduse seadistamise käigus ja kasutab PDF-e nende klientide jaoks, kes võrgus pole.

Kuidas ettevõtet võrgus kinnitada

Enne kui su ettevõte saab e-arveid saata või vastu võtta, vajab see ühekordset identiteedi kinnitamist: volitatud esindaja läbib brauseris lühikese identiteedikontrolli, mis võtab umbes 2 minutit.

Kuni kinnitamine on tegemata, ilmub see su töölaua kontrollnimekirja punktina. Sind suunatakse selleni ka esimest korda, kui üritad e-arvet saata: dialoog pakub nuppu Ava kinnitamine ja kui oled kontrolli läbinud, kinnitab Kontrolli staatust selle ära.

Kuidas saata arve e-arvena

Kas klient saab e-arveid vastu võtta, kontrollitakse Peppoli kataloogist tema registrikoodi järgi (registrikood on ettevõtte number äriregistris). Kontaktid, kes saavad, kannavad silti Võtab e-arveid vastu ja Kontrolli-nupp kontaktil pärib kataloogist uuesti, millal soovid.

Peppolis kättesaadava kliendi puhul pakub arve leht põhitoiminguna Saada e-arvena ja selle kõrval Saada PDF-ina — valik on arve kaupa ning e-arve saatmine kinnitab mustandi täpselt samamoodi nagu PDF-i saatmine. Kohaletoimetamist jälgitakse seejärel arve Tegevuste-vahekaardil:

• Järjekorras / Saatmine — teel võrku.
• Saadetud — võrgule üle antud.
• Kohale toimetatud — kliendi süsteem kinnitas kättesaamise.
• Ebaõnnestunud — ei õnnestunud kohale toimetada; proovi uuesti või saada PDF.
• Tagasi lükatud — saaja süsteem keeldus dokumendist.

Su pakett sisaldab igakuist e-arvete mahtu, mis katab saadetud ja vastuvõetud dokumendid kokku; mahu ületamisel langeb saatmine PDF-i peale tagasi kuni järgmise kuu või paketi vahetuseni. Vaata Paketid ja arveldus.

Kuidas saabunud e-arved käituvad

Kui tarnijad saadavad sulle Peppoli kaudu e-arveid, maanduvad need menüüs Kulud → Saadud e-arved. Arvello töötleb iga saabunud arve ülevaatamiseks valmis kirjeteks:

1. Saatja sobitatakse olemasoleva kontaktiga registrikoodi või KMKR-numbri järgi — või luuakse uus tarnija kontakt.
2. Arveridadest luuakse ostuarve mustand.
3. Valmistatakse ette raamatupidamiskande mustand.
4. Arvello otsib sobivat väljaminevat pangamakset. Üks kindel vaste seotakse automaatselt, mitu kandidaati märgitakse ülevaatamiseks ja vaste puudumine tähendab lihtsalt, et arve pole veel makstud.

Sinu raamatupidamisse ei kanta midagi, kuni valid Kinnita ja postita, mis kinnitab ostuarve ja teeb kanded; Lükka tagasi loobub mustanditest. Olemas on ka hulgi kinnitamine, et kogu kuu ühe istumisega ära puhastada. Sealt edasi käitub dokument nagu iga teine ostuarve.

Korduma kippuvad küsimused

Mu kinnitamine on endiselt ootel

Identiteedikontrolli peab läbima ettevõtte volitatud esindaja. Ava see töölaua kontrollnimekirja punktist või lingilt Ava kinnitamine, läbi kontroll ja kasuta seejärel Kontrolli staatust, et seda kinnitada. Senikaua saavad arved ikka PDF-ina välja minna.

Klienti ei leita võrgust

Peppoli otsing vajab kliendi registrikoodi, seega kontrolli kõigepealt, et see on kontaktil olemas. Seejärel kasuta kontaktil Kontrolli, et kataloogist uuesti pärida. Kui klient tõesti pole e-arveid vastu võtma registreerunud, saab ta PDF-i e-kirjaga — arve sisu on kummalgi juhul identne ja valik Saada e-arvena ilmub kohe, kui klient muutub kättesaadavaks.