Lähetused ja päevarahad

Kui keegi sõidab su ettevõtte asjus välismaale — kliendikohtumine Helsingis, konverents Berliinis — võib ettevõte maksta talle reisi eest maksuvaba päevaraha. Päevaraha pealt ei ole tulumaksu, ei ole sotsiaalmaksu ja päevaraha enda jaoks ei ole tšekke vaja; vaja on seda ümbritsevat paberimajandust.

Arvello registreerib lähetuse, arvutab päevaraha õigete määradega, genereerib lähetuskäsu ja jälgib, kui palju igakuisest maksuvabast kvoodist iga inimene on ära kasutanud. Leiad selle jaotusest Lähetused.

Lähetuse registreerimine

Kui suur on maksuvaba päevaraha 2026

Maksuvabad määrad välislähetustele, 2026. aasta seisuga:

Need määrad jõustusid 1. jaanuaril 2025. Kui teed tagantjärele varasemat raamatupidamist, arvutatakse 2024. aasta kuupäevaga lähetus tollal kehtinud määradega — 50 € päevas esimesel 15 päeval ja edasi 32 € — nii et tagasiulatuvat lähetust ei hinnastata tänaste numbritega. Aastavahetusele jääv lähetus arvutatakse päev-päevalt, iga päev sel päeval kehtinud määraga. Enne 2024. aastat algavad lähetused jäävad väljapoole vahemikku, mille määrad Arvellol olemas on — siis annab Arvello sellest teada, selle asemel et vale aasta määraga arvutada.

75 € määral on kaks piirangut ja Arvello arvestab mõlemaga:

• Lähetuse esimesed 15 päeva. Alates lähetuse 16. päevast on iga päev 40 €, ka siis, kui algab uus kuu. 20. jaanuarist 8. veebruarini kestev lähetus on 20 päeva: 15 × 75 € + 5 × 40 € = 1325 €.
• Kalendrikuus kokku kuni 15 päeva 75 € määraga, üle kõigi inimese lähetuste. Teine lähetus samas kuus algab sealt, kuhu esimene jäi. Arvesse lähevad ainult päevad, mille eest tegelikult maksti 75 €. Lähetuse päevad pärast selle 15. päeva järgmise kuu 75 € päevi ära ei kasuta.

Kui kuu 75 € päevad on otsas, algab uus lähetus 40 € määraga, kuid loeb oma päevi siiski algusest. Järgmise kuu alguses saab see uuesti 75 € kuni lähetuse 15. päevani. Näiteks kui 4.–18. märtsi lähetus kasutas märtsi ära, on 28. märtsist 14. aprillini kestev lähetus 28.–31. märtsil 40 €, 1.–11. aprillil 75 € ja 12.–14. aprillil 40 €.

Veel mõned faktid päevaraha kohta:

• See kehtib ainult välislähetustele — siseriiklikule reisile Eestis maksuvaba päevaraha ei ole.
• Sihtkoht peab olema vähemalt 50 km kaugusel selle asula piirist, kus inimene tavaliselt töötab; lähetuse vorm palub seda kinnitada. Ööbimist pole vaja: ka ühepäevane välislähetus annab päevaraha.
• Väljasõidu päev läheb arvesse, kui välismaale suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00, ja saabumise päev, kui sõiduk saabub pärast kella 3.00. Arvello rakendab seda sisestatud kellaaegade järgi: väljasõit 20. jaanuaril kell 22.00 ja tagasi 22. jaanuaril kell 2.00 annab ühe päeva, 21. jaanuari. Need päevad lähevad siiski lähetuse esimese 15 päeva hulka.
• Päeval, mil üks lähetus lõpeb ja teine algab, makstakse päevaraha ühekordselt. Arvello annab selle päeva varem kirja pandud lähetusele ja jätab hilisemast välja.
• Maksuvaba piirmäär kehtib päeva kohta kõigi tööandjate peale kokku (päevaraha määruse § 6 ja § 8 lg 2). Arvello eeldab, et ükski teine tööandja ei maksa isikule samade päevade eest päevaraha. Kui maksab, ära seda lähetust siia sisesta.
• Kirjalik lähetuskäsk on nõutud; Arvello genereerib selle 4. sammus.
• Päevaraha enda jaoks tšekke ei vajata — see on kindel päevamäär. Tšekke vajab kõik muu.
• Kui võõrustaja katab toitlustuse, võib päevaraha väheneda kuni 70%.
• Kõik, mis makstakse üle maksuvaba määra, maksustatakse nagu lähetatu enda tasu, mitte erisoodustusena. Töötaja puhul on see palk (tulumaks, sotsiaalmaks, töötuskindlustusmakse ja kogumispensioni makse, kui inimene on II sambaga liitunud), ainult juhatuse liikme puhul juhatuse liikme tasu (töötuskindlustusmakset ei ole, sest juhatuse liige ei ole töötuskindlustatud). Arvello kirjendab lähetusel ainult maksuvaba summa. Töötaja puhul maksa ülejääk palgaarvestusega tema palga osana. Kellelegi, kes pole Arvellos töötaja (näiteks ainult juhatuse liige), ei saa Arvello palgaarvestus seda lisada, seega deklareeri see ise e-MTA-s TSD-l juhatuse liikme tasuna.

Päevaraha vs palk — numbrid

Kuna päevaraha on tööjõumaksudest vaba, läheb sama raha reisija taskusse ettevõttele väga erinevalt maksma sõltuvalt sellest, kuidas seda makstakse. Võta 10-päevane välislähetus ühe kuu sees: 10 × 75 € = 750 €. Palga puhul eeldab näide töötajat, kelle tavapalk kasutab maksuvaba tulu juba ära ja katab sotsiaalmaksu miinimumi ning kes maksab II sambasse 2%.

Madalaim kogu maksukulu on päevaraha — 584,59 € vähem sama 750 € eest kätte. Kompromiss käib ka teistpidi: päevaraha eksisteerib ainult kvalifitseeruvate välislähetuste jaoks ja on piiratud päevamääradega, palgal selliseid piiranguid ei ole. Arvello näitab sama võrdlust samade eeldustega igal lähetusel ja aasta kokkuvõttes. Kui inimesel on selle kuu maksuvaba tulu alles, on palgalt makstav tulumaks teistsugune: alates 2026. aastast väiksem, nii et sääst on väiksem; 2024. ja 2025. aastal, kui maksuvaba tulu vähenes kuupalga kasvades, võis lisapalk vähendada ka maksuvaba tulu, nii et sääst võis olla suurem.

Kinnitamine ja väljamakse

Registreeritud lähetus algab olekus Mustand ja seda saab veel muuta või kustutada. Kui kinnitad selle (Kinnita lähetus), on lähetus ja selle päevaraha kinnitatud ning neid ei saa enam muuta ega kustutada. Kinnitamine ei kirjenda veel midagi: raamatupidamiskanne luuakse siis, kui sobitad päevaraha väljamakse panganduses (tüüp Makse isikule).

Töötajate esitatud lähetused

Töötaja kasutajakontoga töötajad saavad oma lähetused ise esitada: sihtkoht, eesmärk, kuupäevad ja kellaajad ning 50 km kinnitus. Arvello arvutab päevaraha samamoodi nagu sinu registreeritud lähetuse puhul, arvestades inimese teisi lähetusi, ja salvestab lähetuse mustandina. Lähetuste nimekirjas on sellel kuni kinnitamiseni märk Töötaja esitatud ja lähetuse lehel on kirjas, et selle esitas töötaja. Kontrolli kuupäevi, kellaaegu ja sihtkohta, paranda vajadusel andmeid ja kinnita see nagu tavaliselt nupuga Kinnita. Kinnitamisel arvutatakse päevaraha lähetuse kuupäevade ja kellaaegade järgi uuesti, nii et summat ei pea käsitsi üle kontrollima. Seni saab töötaja selle tagasi võtta. Kinnitamiseks on vaja kulusid haldavat rolli; teised näevad lähetust, kuid ei saa seda kinnitada.

Seejärel maksa reisijale ettevõtte kontolt tavapäraselt. Kui makse ilmub su pangavoogu, sobita see tüübiga Makse isikule, vali lähetuja ja märgi lähetus — Arvello märgib selle Makstud. Üks ülekanne võib tasuda mitu lähetust koos isiku netotasu ja muude hüvitistega. Vaata Tehingute sobitamine.