Arvete koostamine

Müügiarve koostamine võtab paar minutit, kui kliendid on süsteemis. Valid kliendi, lisad read ja Arvello hoolitseb käibemaksu, summade ning — kui arve kinnitad — arvenumbri ja tagataustal toimuvate raamatupidamiskannete eest.

Kõik siintoodu asub menüüs Müük → Arved. Kui sa pole veel arvelduse seadistamist läbinud, alusta lehelt ettevõtte seadistamine.

Kuidas arvet koostada

Arveldada saab ka muus valuutas: vali vormil valuuta ja Arvello salvestab Euroopa Keskpanga päevakursi ning summa eurodes — ettevõtte raamatupidamist peetakse eurodes. Arve PDF näitab käibemaksu ka eurodes, nagu käibemaksuseadus nõuab — vaata Käibemaks arve PDF-il. Kuna raamatupidamist peetakse eurodes, peab arve vahesumma vahetuskursi järgi olema vähemalt üks eurosent: näiteks 0,01 zloti suurune arve jääb sellest alla ja Arvello seda ei kinnita.

Tarnekuupäev ja käibedeklaratsioon

Käibemaksuseaduse (KMS § 11) järgi tekib käibemaks siis, kui kaup antakse üle või teenus osutatakse, või varem, kui klient maksab ette. Arve kuupäev ei loe. Seega otsustab tarnekuupäev, mitte arve kuupäev, millise kuu käibedeklaratsiooni (KMD) müük läheb, milline käibemaksumäär kehtib ja millist valuutakurssi välisvaluutas arve kasutab.

• Juunis tehtud töö, arve 2. juulil: pane tarnekuupäevaks 30. juuni. Müük läheb juuni deklaratsiooni, mille tähtaeg on 20. juuli.
• Kuu teenust: märgi Arve katab perioodi, näiteks kuu teenust ning sisesta perioodi esimene ja viimane päev. Pikema aja jooksul osutatud teenus loetakse osutatuks perioodi lõpus, seega juuni tellimus kuulub juunisse. Periood saab olla kuni 12 kuud (KMS § 11 lg 4). Kui üks töö kestis kauem, jäta perioodi märge tegemata ja sisesta päev, mil töö lõpetati.
• Teise ELi riigi ettevõttele saadetud kaup järgib oma reeglit: käibemaks tekib arve kuupäeval või, kui arve tuleb hiljem, saatmisele järgneva kuu 15. kuupäeval. 30. juunil saadetud ja 10. juulil arveldatud kaup kuulub juulisse.
• Ettemaks: kui klient maksab enne tarnet, maksustatakse makstud osa selles kuus, kui raha laekus. Arvello jagab arve kahe deklaratsiooni vahel, kui sa makse kirjendad või pangast vastavusse viid. Makse, mille kuu deklaratsioon on juba kinnitatud või esitatud, lükatakse tagasi, sest see muudaks seda deklaratsiooni: ava see jaotises Ettevõtte maksud → Käibedeklaratsioonid uuesti või koosta parandusdeklaratsioon.

Kui tarnekuupäev või -periood erineb arve kuupäevast, näitab PDF seda, nagu KMS § 37 nõuab. Seadus nõuab ka ettemaksu laekumise kuupäeva, kui see erineb arve kuupäevast. Arvello kirjendab makseid alles pärast arve väljastamist, nii et kinnitamisel tehtud PDF ei saa seda veel näidata: kui oled ettemaksu kirjendanud, vali Genereeri PDF uuesti ja uus PDF näitab seda. E-arvel läheb see tarnekuupäeva või arveldusperioodina. Kui read tarniti eri kuudel, koosta iga kuu kohta eraldi arve. Arvello ei kinnita arvet, millel on ELi kaup koos muude ridadega, mis kuuluvad eri kuudesse.

Kui tarne toimub enne arvet, kirjendatakse müük tuluna samuti tarnekuupäeval, nii et detsembri töö jaanuari arvega jõuab õigesse majandusaastasse. Enne tarnet väljastatud arve (ettemaksuarve) kirjendatakse arve kuupäeval.

Mida kinnitamine kliendi kohta kontrollib

Mustandil on teade, kui kinnitamisest keeldutaks või kui kliendi andmed tasub enne üle vaadata. Iga teade viib sinna, kus asja saab parandada. Kinnitamisest keeldutakse, kui:

• 0% määraga kaup teise EL-i riiki on ilma kinnitatud käibemaksukohustuslase numbrita. Rida koodiga Kauba ühendusesisene käive (0%) eeldab kliendi käibemaksukohustuslase numbrit teises EL-i riigis, mille VIES on kinnitanud (KMS § 15 lg 3¹): ilma selleta 0% määr ei kehti. Lisa või kontrolli numbrit kliendi lehel või muuda rea koodi. VIES-i vastus ja kontrollimise aeg salvestatakse arvele selle väljastamisel (vaata allpool). Kui salvestatud VIES-i kontroll pole tehtud samal päeval, kontrollib Arvello kinnitamisel numbrit VIES-is uuesti, nii et arvele salvestub selle päeva vastus. Põhja-Iirimaa ettevõte, kelle XI numbri VIES on kinnitanud, loetakse teise EL-i riigi kliendiks. Uutel transpordivahenditel ja aktsiisikaubal, mida § 15 lg 3¹ lubab 0% määraga müüa ka ostja käibemaksukohustuslase numbrita, on oma kood: vaata allpool Uued transpordivahendid ja aktsiisikaup. Kui VIES kliendi riigi kohta ei vasta, saab kontrolli hiljem kliendi lehel korrata; sellise müügi arve võib väljastada kuni järgmise kuu 15. kuupäevani (KMS § 37 lg 2¹).
• Käibemaksukohustuslase number, mida VD vastu ei võta. Ühendusesisese käibe 0% real, kas kauba või teenuse puhul, läheb kliendi number ühendusesisese käibe aruandesse (VD), mille fail võtab vastu ainult tähti ja numbreid, riigitunnuse järel kuni 12. Lisatekstiga sisestatud numbrit ei võeta seal vastu, seega keeldutakse ka arve kinnitamisest: paranda number kliendi andmetes.
• Aadress puudub. Igal arvel ettevõttele peab olema kliendi aadress (KMS § 37 lg 7 p 3), samuti arvel eraisikule, kui teenust müüakse EL-i ühtse kontaktpunkti kaudu või kui uus transpordivahend saadetakse teise EL-i riiki. Arvesse läheb tänava rida; linn üksi ei ole aadress. Omas vormingus välismaa aadress kirjuta tänava reale nii, nagu see on. Kinnitamisest ei keelduta, kui ettevõte ei ole arve kuupäeval käibemaksukohustuslane või kui arvel on ainult maksuvaba või käibemaksuga mittemaksustatav käive (§ 37 lg 3).

Hoiatusena, ilma keeldumata, annab Arvello teada, kui real on ühendusesisese käibe 0% kood, aga kliendil pole käibemaksukohustuslase numbrit või riiki või ta asub Eestis või väljaspool EL-i: selline müük läheb käibedeklaratsiooni reale 3, aga jääb ühendusesisese käibe aruandest (VD) ja realt 3.1 välja. Teenuse puhul koodiga Teenused EL-i ettevõtetele (0%) hoiatab Arvello ka siis, kui VIES pole numbrit kinnitanud: 0% määr sõltub sellest, kas klient on ettevõtja (KMS § 10 lg 4 p 9), seega kui VIES numbrit ei kinnita, hoia alles muu tõend, näiteks kliendi registreering või leping.

Käibemaksu erijuhud

Mõni maksukood ja linnuke arvevormil on harvemate müükide jaoks. Igaüht selgitab leht Maksumäärad ja koodid.

• Kinnisasi. Koodid Kinnisasja maksuvaba üürile andmine ja Kinnisasja maksuvaba võõrandamine on kinnisasja käibemaksuta üürile andmiseks või müümiseks. Kinnisasja müügi arve kinnitamiseks on vaja linnukest Kinnisasi ei ole ehitusmaa ega uus või oluliselt parendatud ehitis, mis võõrandatakse enne esmast kasutuselevõttu või esimese aasta jooksul pärast seda, sest selline müük tuleb maksustada. Kui oled valinud üürile andmise või müügi maksustamise (märgitud ettevõtte seadetes), keeldutakse vastava maksuvaba koodiga arve kinnitamisest, kui sa ei märgi Selle kinnisasja maksustamist ei ole ma valinud.
• Siseriiklik pöördmaksustamine. Kood Siseriiklik pöördmaksustamine, käibemaksu arvestab ostja (§ 41¹) on kinnisasja jaoks, mille maksustamise oled valinud, ning metallijäätmete, väärismetalli ja loetletud metalltoodete jaoks, mida müüd Eesti käibemaksukohustuslasele. Arve kinnitamiseks on vaja kliendi Eesti KMKR numbrit, mille VIES on kinnitanud, igal sellisel real müüdava kauba liiki ja kinnisasja puhul ettevõtte seadetes märgitud müügi valikut.
• Uued transpordivahendid. Kood Uus transpordivahend teise EL-i riiki (0%) eeldab klienti teises EL-i riigis, olgu see ka eraisik.
• Kutse- või ametisaladus. Advokaat, notar, audiitor, arst, vandetõlk või patendivolinik märgib linnukese Kutse- või ametisaladus arvel, mida saladuse hoidmise kohustus hõlmab. Siis jääb arve KMD INF-i A-osast välja (KMS § 27 lg 1⁴), käibedeklaratsioonis on see aga nagu tavaliselt.

Käibemaks arve PDF-il

Kui rea kood on Maksuvaba käive (v.a kinnisasi), kuvatakse arve PDF-il arve keeles § 16 märge: eesti keeles "Maksuvaba käive (käibemaksuseaduse § 16)", inglise keeles "VAT exempt supply (§ 16 of the Estonian VAT Act)". Kahe kinnisasja koodi märge viitab selle asemel täpsele sättele, üürile andmise puhul näiteks "Maksuvaba käive (käibemaksuseaduse § 16 lg 2 p 2)". Käibemaksuseaduse järgi peab maksuvaba käibe arvel olema viide § 16 vastavale lõikele ja punktile või EL-i käibemaksudirektiivi vastavale artiklile, kuid viite võib asendada muu selge ja üheselt mõistetava märkega — just sellise märke Arvello lisabki (§ 37 lõiked 8 ja 8¹). Kui soovid lisaks viidata täpsele sättele, lisa see väljale Märkused kliendile.

Kui arve kõigil ridadel on sama märge, kuvatakse see üks kord summade all. Kui read erinevad — näiteks on maksuvaba üüri kõrval arvel ka 24% käibemaksuga küte —, saab iga märge numbri ja iga rida, mille kohta see käib, näitab seda numbrit oma käibemaksumäära kõrval: 0% (1).

Kui arve read jagunevad mitmesse rühma, kuvatakse PDF-il summade kohal ka väike tabel. Iga käibemaksumäär (ka 0%) on eraldi rühm, samuti maksuvaba käive ja käibemaksuga mittemaksustatav käive. Tabelis on iga määra kohta summa käibemaksuta ja käibemaks, kõrgeimast määrast alates, ning seejärel maksuvaba käibe summa ja käibemaksuga mittemaksustatav summa. Käibemaksuseaduse järgi peab arvel olema maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa (§ 37 lõike 7 punkt 9). Kui kõik read kuuluvad samasse rühma, tabelit ei ole, sest vahesumma ongi see summa.

Kui arve on muus valuutas ja sellel on käibemaks, näitab PDF käibemaksu ka eurodes: käibemaksusumma all on eraldi rida, eestikeelsel arvel Käibemaks eurodes, ingliskeelsel VAT in EUR. Käibemaksuseaduse järgi märgitakse käibemaksusumma arvele eurodes, ükskõik mis valuutas arve on (§ 37 lõike 7 punkt 10). Summa on sama, mis sinu raamatupidamises: käibemaks, mis on arvele salvestatud Euroopa Keskpanga kursiga eurodesse ümber arvestatud. Näiteks USA dollarites arvel, mille käibemaks on 240,00 USD ja kurss 1 EUR = 1,0842 USD, on real Käibemaks eurodes 221,36 €. Ka muus valuutas kreeditarve näitab käibemaksu eurodes. Arvel, millel käibemaksu pole, seda rida ei ole, sest null on igas valuutas null.

Kuidas arvenumber tekib

Mustandil numbrit ei ole. Number tekib kinnitamise hetkel, ühendades arve prefiksi järjekorra järgmise numbriga — vaikesätetega annab see INV-000001, INV-000002 ja nii edasi. Kuna numbri saab alles kinnitamisel, ei jää mustandi kustutamisest kunagi auku järjestusse.

Prefiksi ja algse numbri valisid arvelduse seadistamisel; mõlemat saab igal ajal muuta ettevõtte seadetes.

Mustand versus kinnitatud arve

See, mida saad arvega teha, sõltub täielikult tema olekust.

• Mustand — pole veel kinnitatud, numbrit ei ole. Saad muuta kõike ja kustutada.
• Saadetud — kinnitatud: number omistatud, kanded tehtud. Saad uuesti saata, parandada ja uuesti väljastada või tühistada (kuni tasumata), teha koopiat ja koostada kreeditarve.
• Osaliselt makstud — saadetud, osa summast laekunud. Sama nagu saadetud, kuid tühistada ei saa.
• Üle tähtaja — saadetud ja maksetähtaeg möödunud. Sama nagu saadetud.
• Makstud — täielikult tasutud. Saad teha koopiat, PDF-i uuesti genereerida ja koostada kreeditarve.
• Osaliselt krediteeritud — saadetud, osa summast on kreeditarvega vähendatud. Sama nagu saadetud, kuid tühistada ei saa.
• Krediteeritud — kreeditarved katavad kogu summa. Saad vaadata ja PDF-i uuesti genereerida.
• Tühistatud — raamatupidamiskanded tagasi pööratud. Ainult vaatamiseks.

Kreeditarve ise on samas nimekirjas olekuga Kreeditarve.

Kinnitatud arvet ei saa muuta. Selle taga on raamatupidamiskanded ja Eesti reeglite järgi parandatakse väljastatud arvet tühistamise või kreeditarvega, mitte arvet ennast muutes. Kui midagi on valesti, on parandamiseks kaks võimalust:

• Paranda ja väljasta uuesti, kuni arvega pole laekumist registreeritud, sellele pole kreeditarvet koostatud ja selle kuu käibedeklaratsioon on esitamata. Arvello tühistab arve (pöörab selle kanded tagasi) ja avab koopia uue mustandina: samad kuupäevad ja read ning kliendi ja sinu ettevõtte praegused andmed. Paranda, mis oli valesti, olgu see kliendi aadress, rida või määr, ja kinnita koopia. See saab järgmise numbri, tühistatud arve jääb oma numbriga alles ja on märgitud tühistatuks. Kui saatsid arve e-postiga, anna kliendile teada, et see asendati. Kui arve on saadetud e-arvena, on see kliendi raamatupidamises või võib sinna veel jõuda, nii et seda ei saa tühistada ega parandada ja uuesti väljastada: koosta kreeditarve.
• Kreeditarve kõigil muudel juhtudel ja alati, kui parandada tuleb ainult osa arvest. Vajaduse korral väljasta seejärel uus arve.

Kellele arve väljastati

Arve kinnitamisel salvestab Arvello sinu ettevõtte ja kliendi andmed täpselt nii, nagu need arvele trükitakse: nimed, registrikoodid, KMKR-numbrid, aadressid ja pangaandmed ning kliendi VIES-kontrolli tulemuse. Kui muudad hiljem klienti või oma ettevõtte seadeid, mõjutab see ainult uusi arveid ja mustandeid. Kinnitatud arvele, selle PDF-ile, e-arvele ja käibedeklaratsiooni lisadele jäävad andmed, millega arve väljastati. Kui kliendi andmed on vahepeal muutunud, ütleb arve leht seda ja näitab, milline parandusviis on sellele arvele avatud.

Arve kopeerimine

Tee koopia mis tahes arvel loob uue mustandi sama kliendi, ridade ja märkustega. Väljastamise kuupäevaks saab tänane päev, maksetähtaeg hoiab originaaliga sama maksetingimuste vahe ja viiteväli tühjendatakse. Kasulik peaaegu identsete tööde puhul; tõeliselt regulaarse arvelduse jaoks säästavad korduvarved sind klikkimisest.

Korduma kippuvad küsimused

Real on vale käibemaksumäär

Kuni arve on mustand, muuda sellel real maksukoodi ja käibemaks arvutatakse kohe ümber. Vaikemäär tuleb kliendi riigist ja KMKR-numbrist, seega kui vale määr kordub, kontrolli neid välju kontaktil. Kui arve on juba kinnitatud, kasuta valikut Paranda ja väljasta uuesti, kuni arve on tasumata ja kuu deklaratsioon esitamata, või koosta vale rea kohta kreeditarve ja arvelda see uuesti õige määraga. Iga kood ja see, kuhu ta KMD-l (käibedeklaratsioonil) kajastub, on lehel Maksumäärad ja koodid.

Tahan numeratsiooni muuta

Arve prefiks ja järjekorra järgmine number asuvad ettevõtte seadetes. Muudatused kehtivad sealt edasi kinnitatud arvetele; olemasolevad numbrid jäävad samaks. Kui kolisid Arvellosse muust tarkvarast, sea järgmine number jätkuma viimasest arvest.