Kliendid ja tarnijad

Arvello peab ühtainsat kontaktide kataloogi: ettevõtted ja inimesed, kellele arveid esitad, ning need, kes esitavad neid sulle.

Sama kataloogiga kohtud eri kohtades: Müük → Kliendid näitab kliendiks märgitud kontakte ja Kulud → Tarnijad loetleb need, kes sulle arveid esitavad.

Kuidas kontakti lisada

See, kust kontakti lisad, määrab, kas temast saab klient või tarnija. Kliendid lisad jaotises Müük → Kliendid või arvet koostades nupuga Lisa klient, arvelt lahkumata. Tarnijad lisad jaotises Kulud → Tarnijad või kuluvormil nupuga Lisa tarnija.

Klienti lisades vali kõigepealt Kliendi tüüp: Ettevõte või Eraisik. Ettevõtte puhul saad kasutada registriotsingut ja KMKR-numbri välja. Eraisikul (kes ostab enda jaoks, mitte ettevõtte nimel) on vaja ainult nime, ja tal ei saa olla KMKR-numbrit ega registrikoodi. Valik näitab, kas müüd ettevõttele või tarbijale, ja see on käibemaksu jaoks oluline, kui klient on väljaspool Eestit: selle järgi valib Arvello vaikimisi maksukoodi EL-ist väljaspool asuvatele klientidele ning, kui sinu ettevõte on OSS-i registreeritud, ka teiste EL-i riikide klientidele (vaata Maksumäärad ja koodid). See on oluline ka Eesti klientide puhul: KMD INF lisa näitab ettevõtet tema registrikoodi järgi ja eraisikut üldse mitte — vaata KMD koostamine.

Eesti ettevõtete puhul on kiireim tee registriotsing: trüki väljale Nimi ettevõtte nimi või 8-kohaline registrikood (registrikood on ettevõtte number äriregistris) ja vali ettevõte loendist. Arvello täidab registrikoodi, KMKR-numbri ja aadressi. Kõigi teiste puhul trüki lihtsalt nimi — loendit ei ilmu — ja täida ülejäänu ise.

Registrikoodiga ettevõte saab kataloogis olla vaid korra. Kui proovid seda uuesti lisada, ükskõik kummast jaotisest, peatub lisamine teatega "Selle registrikoodiga kontakt on juba olemas".

Kontaktikirje hoiab:

• Põhiandmed — kliendi tüüp (klientidel ettevõte või eraisik), nimi, registrikood (täidab registriotsing), KMKR-number.
• Arve vaikesätted — maksetingimused päevades, vaikimisi valuuta, arve keel.
• Kontaktandmed — e-post, telefon, veebileht.
• Aadress — kaks aadressirida, linn, postiindeks, riik.
• Pangaandmed — IBAN (või kontonumber ja panga kood), panga nimi, BIC/SWIFT.
• Märkused — sisemised märkmed, mida arvetel ei kuvata.

Tarnija vormil on samad väljad, kuid kohe näed ainult nime ja vaikimisi kulukategooriat — kõik muu on jaotise Rohkem üksikasju all.

Kaks välja teenivad arveldamisel oma koha välja:

• E-post — vajalik arvete saatmiseks e-kirjaga; Arvello hoiatab, kui kliendil seda pole.
• Käibemaksukohustuslase number — sisestatakse koos riigi prefiksiga (näiteks EE123456789). Kui lisad kontakti või muudad numbrit, kontrollib Arvello seda taustal VIES-iga (EL-i KMKR-numbrite kontrolliteenus). Kontakti profiilil kordab nupp Kontrolli käibemaksukohustuslase numbrit kontrolli, kuid kui numbrit on viimase 24 tunni jooksul juba kontrollitud, näitab see selle tulemust VIES-i poole uuesti pöördumata. Tulemust näidatakse kui Kehtiv, Kehtetu või Kontrollimata. Just kehtiv EL-i KMKR-number käivitab pöördmaksustamise vaikimisi EL ettevõtetele esitatavatel arvetel. Vahel ei saa VIES vastata, näiteks kui mõne riigi register on ajutiselt maas. Siis jääb numbrile viimane tulemus (või jääb see Kontrollimata) ja järgmine kontroll proovib uuesti; katkestus ei märgi numbrit kunagi kehtetuks. Kui KMKR-numbrit muudad, on see Kontrollimata, kuni VIES uue numbri üle kontrollib.

Riik ja KMKR-number koos otsustavad, millise maksukoodi uued arveread vaikimisi saavad — detailid lehel Maksumäärad ja koodid.

Tarnijatel on lisaks vaikimisi kulukategooria, mis täidetakse eeltäidetuna, kui nende alt kulusid lood. Ja kui kontaktil on Eesti registrikood, kontrollib Arvello Peppoli kataloogi ja märgistab sildiga Võtab e-arveid vastu need, kes e-arveid vastu võtavad — vaata E-arved ja Peppol.

Kuidas kontaktid arvetega seotud on

Klienti avades saad kolm vahekaarti: Ülevaade (kirje, KMKR-staatus ja e-arvelduse silt), Arved ja Tegevused (kirje muudatuste logi). Tarnija profiilil on Arvete asemel vahekaart Kulud.

Kliendi või tarnija muutmine mõjutab ainult uusi dokumente ja mustandeid. Kinnitatud arvele jäävad andmed, millega see väljastati, nii PDF-il, e-arvel kui ka käibedeklaratsiooni lisades; vaata Kellele arve väljastati.

Arved-vahekaart on koht, kus kataloog end ära tasub: seal on sinu 20 viimast sellele kliendile esitatud müügiarvet koos olekute ja summadega. Tarnija Kulud-vahekaart teeb sama temalt saadud ostuarvete kohta. Klientide ja tarnijate nimekirjad näitavad ka iga kontakti tasumata jääki, nii et kataloog toimib ühtlasi kiire kes-kellele-võlgneb ülevaatena. Jääk on eurodes: teises valuutas arve arvestatakse sellele salvestatud vahetuskursiga, kuid Arved- ja Kulud-vahekaardil on iga arve endiselt oma valuutas.