Arvete saatmine ja laekumised

Kui arve on kinnitatud, taandub selle kliendini toimetamine ja raha tagasi jälgimine enamjaolt olekute jälgimisele. See leht katab e-kirja kanali; struktureeritud alternatiivi jaoks vaata E-arved ja Peppol.

Kuidas arve kliendini jõuab

Saada arve mustandil kinnitab arve kõigepealt ära — omistab numbri ja teeb kanded — ning saadab seejärel kliendile e-kirja, nii et üks kinnitus teeb mõlemad tööd. E-kiri läheb kontaktil olevale aadressile ja Arvello hoiatab, kui kontaktil e-posti aadressi ei ole.

Klient saab lühikese e-kirja, kus arve on kohe olemas:

• pealkiri kujul "Invoice INV-000123 from Sinu Ettevõte OÜ";
• kokkuvõte arve numbrist, väljastamise kuupäevast, maksetähtajast ja kogusummast;
• arve PDF manusena — just see fail, mille raamatupidaja arhiivi paneb;
• nupp Laadi arve alla ning tavaline link sama PDF-i varukoopiana (ja tagavaravariant, kui fail on manuseks liiga suur);
• jalus, mis märgib, et arve saatis sinu ettevõte Arvello kaudu.

PDF ise kasutab sinu kujundust (vaata Arvekujundus) ja selle sildid trükitakse kontakti arve keeles, vaikimisi inglise keeles.

Olekud ja tähtaja ületamine

Saadetud arve püsib olekus Saadetud, kuni midagi juhtub: kogu summa laekumine teeb selle makstuks, osaline makse näitab seda olekus osaliselt makstud ja maksetähtaja möödumine märgib selle automaatselt, punasega, olekusse üle tähtaja — sinu poolt pole vaja midagi teha. Arvete nimekiri näitab jooksvaid summasid plokkides Tasumata, Üle tähtaja ja Sel kuul makstud, ning saad filtreerida oleku järgi. Müügi töölaud näitab sama pilti, sealhulgas seda, mitu päeva iga tähtaja ületanud arve on oodanud.

Need kolm summat on alati eurodes. Teises valuutas arve läheb arvele salvestatud vahetuskursiga, nii et 10 000 dollari suurune arve ei näita kunagi 10 000 eurot — nimekirja real näidatakse arvet endiselt tema oma valuutas. Sel kuul makstud arvestab arve tasumise järgi — millal registreeriti makse, mis jäägi kattis — mitte arve väljastamise kuupäeva järgi, nii et juunis väljastatud ja juulis tasutud arve kuulub juuli summasse.

Laekumiste registreerimine

Iga arvega seotud makse on loetletud arve Maksed-vahekaardil koos kuupäeva, saadud summa, makseviisi ja märkustega. Osalised laekumised on lubatud: arve näitab tasumata jääki ja hoiab oma silti Osaliselt makstud, kuni kogusumma on kaetud, mille järel läheb see olekusse Makstud.

Laekumise ise registreerimine

Kuni arvel on tasumata jääk, avab Maksed-vahekaardil nupp Registreeri makse lühikese vormi — summa (eeltäidetud tasumata jäägiga), laekumise kuupäev, pangakonto, kuhu raha laekus, makseviis ja vabatahtlik märkus.

Õige pangakonto valimine on oluline: Arvello kannab raha selle konto oma pearaamatusse, nii et konto saldo ja töölaua rahaseis püsivad täpsed, mitte topelt arvestatud. Kui sul on üksainus ühendatud konto, valitakse see sinu eest. Jäta väli valikule Sularaha / deponeerimata, kui tegu on sularahamaksega või maksega, mida sa pole veel panka kandnud — see raha püsib üldisel rahakontol, kuni sa seda teed.

Makse ise registreerimine on mõeldud eurodes arvetele. Välisvaluutas arve puhul kanna laekumine pangatehingute sobitamise kaudu — see kasutab makse kuupäeva vahetuskurssi ja kajastab kursivahe sinu eest.

Lase pangal see teha

Enamasti sa vormi ei vaja. Laekumised registreeritakse pangatehingute sobitamisel arvetega, ja Arvello teeb suure osa sellest sobitamisest sinu eest:

• Saabuv pangatehing mainib arvenumbrit ja võrdub tasumata summaga — sobitatakse automaatselt, makse registreeritakse.
• Tehing võrdub tasumata summaga ja maksja nimi või IBAN klapib kliendiga — sobitatakse automaatselt.
• Tehing võrdub tasumata summaga, muud kinnitust pole — pakutakse sulle ülevaatamiseks.
• Tehing mainib arvenumbrit, kuid summa erineb — pakutakse võimaliku osamaksena.

Kõik, mis automaatselt ei sobitu, ootab sobitamise ekraanil, kus saad ise sobitada tehingu mis tahes avatud arvega — sealhulgas eraldada osa tehingust ühe arve laekumiseks.

Makse tühistamine

Registreerisid makse ekslikult — vale summa, vale kuupäev või vale arve? Vali arve Maksed-vahekaardil makse real Tühista makse ja kinnita. Summa eemaldatakse arve makstud kogusummast (arve läheb tagasi olekusse Saadetud või Osaliselt makstud) ja Arvello koostab tühistuskande, nii et raamatupidamine jääb terviklikuks — algne kanne säilib, märgituna tühistatuks, mitte ei kustu.

Kaks juhtumit, mida see nupp ei kata:

• Sobitatud pangatehingust tekkinud makset tühistad, võttes sobituse tagasi sobitamise ekraanil (tehingu juures nupp Tühista vastendus) — tehing vabaneb siis uueks sobitamiseks.
• Lukustatud majandusaastasse jääva makse puhul ava kõigepealt majandusaasta aruanne.

Uuesti saatmine ja parandused

• Kinnitatud arve, mida pole kordagi e-postiga saadetud, näitab nuppu Saada e-postiga — kinnitamine ise teeb kanded, aga ei saada midagi, ja nupu silt ütleb ausalt, kumb seis parasjagu on.
• Saada uuesti ilmub siis, kui e-kiri on päriselt teele läinud, ja saadab sama e-kirja (koos kehtiva PDF-manusega) veel kord — kasulik, kui originaal "ei jõudnud kohale". Nupu kohal hõljudes näed, millal viimane kiri läks; iga saatmine on kirjas ka arve Tegevused-vahekaardil.
• Genereeri PDF uuesti ehitab dokumendi uuesti viimaste ettevõtte ja kontakti andmetega (saadaval saadetud ja makstud arvetel); summad jäävad puutumata. Kui pärast uuesti genereerimist saadad arve uuesti, läheb manusena kaasa värske fail.
• Tühista arve pöörab raamatupidamiskanded tagasi ja märgib arve tühistatuks. See on saadaval ainult seni, kuni arvega pole ühtki laekumist registreeritud.