Arvete saatmine ja laekumised

Kui arve on kinnitatud, taandub selle kliendini toimetamine ja raha tagasi jälgimine enamjaolt olekute jälgimisele. See leht katab e-kirja kanali; struktureeritud alternatiivi jaoks vaata E-arved ja Peppol.

Kuidas arve kliendini jõuab

Saada arve mustandil kinnitab arve kõigepealt ära — omistab numbri ja teeb kanded — ning saadab seejärel kliendile e-kirja, nii et üks kinnitus teeb mõlemad tööd. E-kiri läheb kontaktil olevale aadressile ja Arvello hoiatab, kui kontaktil e-posti aadressi ei ole. Kui kontakti registrikood on pärast arve väljastamist muutunud, tähistab kontakt nüüd teist ettevõtet, seega läheb e-kiri hoopis aadressile, mis kliendil arve väljastamise ajal oli. Kui sellel kliendil aadressi ei ole, annab Arvello sellest teada ja arve saad parandada valikuga Paranda ja väljasta uuesti või kreeditarve ja uue arvega.

Klient saab lühikese e-kirja, kus arve on kohe olemas:

• pealkiri kujul "Invoice INV-000123 from Sinu Ettevõte OÜ";
• kokkuvõte arve numbrist, väljastamise kuupäevast, maksetähtajast ja kogusummast;
• arve PDF manusena — just see fail, mille raamatupidaja arhiivi paneb;
• nupp Laadi arve alla ning tavaline link sama PDF-i varukoopiana (ja tagavaravariant, kui fail on manuseks liiga suur);
• jalus, mis märgib, et arve saatis sinu ettevõte Arvello kaudu.

PDF ise kasutab sinu kujundust (vaata Arvekujundus) ja selle sildid trükitakse kontakti arve keeles, vaikimisi inglise keeles. Arvega kaasnev e-kiri on samas keeles, kui see on eesti või inglise keel, muul juhul inglise keeles.

Olekud ja tähtaja ületamine

Saadetud arve püsib olekus Saadetud, kuni midagi juhtub: kogu summa laekumine teeb selle makstuks, osaline makse näitab seda olekus osaliselt makstud ja maksetähtaja möödumine märgib selle automaatselt, punasega, olekusse üle tähtaja — sinu poolt pole vaja midagi teha. Arvete nimekiri näitab jooksvaid summasid plokkides Tasumata, Üle tähtaja ja Sel kuul makstud, ning saad filtreerida oleku järgi. Müügi töölaud näitab sama pilti, sealhulgas seda, mitu päeva iga tähtaja ületanud arve on oodanud.

Need kolm summat on alati eurodes. Teises valuutas arve läheb arvele salvestatud vahetuskursiga, nii et 10 000 dollari suurune arve ei näita kunagi 10 000 eurot — nimekirja real näidatakse arvet endiselt tema oma valuutas. Sel kuul makstud arvestab arve tasumise järgi — millal registreeriti makse, mis jäägi kattis — mitte arve väljastamise kuupäeva järgi, nii et juunis väljastatud ja juulis tasutud arve kuulub juuli summasse. Kreeditarve arvatakse maha arve tasumise kuus, kui see tuli enne, või oma kuus, kui see tuli hiljem — nii ei muuda hilisem kreeditarve juba nähtud kuu summat.

Müügi töölaua kaardid Selle kuu tulu ja vs eelmine kuu on käibemaksuta, sest kliendilt küsitud käibemaks kogutakse riigi jaoks, mitte ei teenita: see on võlg maksuametile, mitte tulu. Seetõttu on tulu väiksem kui arvete kogusummad, millest see tuleb — see on sama number, mida sinu kasumiaruanne nimetab tuluks. Samal ekraanil olevad Tasumata ja Üle tähtaja jäävad käibemaksuga — see, mida klient sulle võlgneb, sisaldab ka käibemaksu. Arve läheb arvesse kuus, mil see tasuti, ja kreeditarve vähendab tulu oma käibemaksuta summa võrra: arve tasumise kuus, kui kreeditarve oli enne, või kreeditarve enda kuus, kui see tuli hiljem — nii ei muutu juba nähtud kuu number hilisema kreeditarve tõttu. Kui kreeditarved viivad kumbagi kuu tulu alla nulli, ei näita kaart protsentuaalset muutust: negatiivsest kuust või üle nulli liikumist ei kirjelda ükski protsent.

Kuu, millesse konkreetne arve läheb, on neis kahes aruandes siiski erinev, ja seda meelega. Need kaardid arvestavad arvet tasumise järgi, sest just sellele müügi töölaud vastab; kasumiaruanne arvestab seda väljastamise järgi, nagu tekkepõhine arvestus nõuab. Juunis väljastatud ja juulis tasutud arve on kasumiaruandes juuni tulu ja siin juuli tulu. Kui kuu peab olema raamatupidamiskuu, kasuta kasumiaruannet.

Laekumiste registreerimine

Iga arvega seotud makse on loetletud arve Maksed-vahekaardil koos kuupäeva, saadud summa, makseviisi ja märkustega. Osalised laekumised on lubatud: arve näitab tasumata jääki ja hoiab oma silti Osaliselt makstud, kuni kogusumma on kaetud, mille järel läheb see olekusse Makstud.

Laekumise ise registreerimine

Kuni arvel on tasumata jääk, avab Maksed-vahekaardil nupp Registreeri makse lühikese vormi — summa (eeltäidetud tasumata jäägiga), laekumise kuupäev, pangakonto, kuhu raha laekus, makseviis ja vabatahtlik märkus.

Õige pangakonto valimine on oluline: Arvello kannab raha selle konto oma pearaamatusse, nii et konto saldo ja töölaua rahaseis püsivad täpsed, mitte topelt arvestatud. Kui sul on üksainus ühendatud konto, valitakse see sinu eest. Jäta väli valikule Sularaha / deponeerimata, kui tegu on sularahamaksega või maksega, mida sa pole veel panka kandnud — see raha püsib üldisel rahakontol, kuni sa seda teed.

Kui oled sisestanud algsaldod, peab makse kuupäev olema hilisem kui algsaldode kuupäev. Algsaldod sisaldavad juba kõike, mis juhtus sel päeval või varem, nii et selleks ajaks laekunud makse on neis juba kajastatud — Arvello ei luba seda kuupäeva, et vältida sama raha kahekordset arvestamist.

Makse ise registreerimine on mõeldud eurodes arvetele. Välisvaluutas arve puhul kanna laekumine pangatehingute sobitamise kaudu — see kasutab makse kuupäeva vahetuskurssi ja kajastab kursivahe sinu eest.

Harva juhtub, et makse salvestub, kuid Arvello ei saa kindlalt öelda, kas selle raamatupidamiskanne jõudis kirja. Siis sulgeb Arvello vormi hoiatusega, selle asemel et paluda uuesti proovida: vaata Maksed-vahekaarti ja kui makse on seal, tühista see ja registreeri uuesti. Kui tühistamine ei õnnestu, võta ühendust klienditoega.

Lase pangal see teha

Enamasti sa vormi ei vaja. Laekumised registreeritakse pangatehingute sobitamisel arvetega, ja Arvello teeb suure osa sellest sobitamisest sinu eest:

• Saabuv pangatehing mainib arvenumbrit ja võrdub tasumata summaga — sobitatakse automaatselt, makse registreeritakse.
• Tehing võrdub tasumata summaga ja maksja nimi või IBAN klapib kliendiga — sobitatakse automaatselt.
• Tehing võrdub tasumata summaga, muud kinnitust pole — pakutakse sulle ülevaatamiseks.
• Tehing mainib arvenumbrit, kuid summa erineb — pakutakse võimaliku osamaksena.

Kõik, mis automaatselt ei sobitu, ootab sobitamise ekraanil, kus saad ise sobitada tehingu mis tahes avatud arvega — sealhulgas eraldada osa tehingust ühe arve laekumiseks.

Makse tühistamine

Registreerisid makse ekslikult — vale summa, vale kuupäev või vale arve? Vali arve Maksed-vahekaardil makse real Tühista makse ja kinnita. Summa eemaldatakse arve makstud kogusummast (arve läheb tagasi olekusse Saadetud või Osaliselt makstud) ja Arvello koostab tühistuskande, nii et raamatupidamine jääb terviklikuks — algne kanne säilib, märgituna tühistatuks, mitte ei kustu.

Kaks juhtumit, mida see nupp ei kata:

• Sobitatud pangatehingust tekkinud makset tühistad, võttes sobituse tagasi sobitamise ekraanil (tehingu juures nupp Tühista vastendus) — tehing vabaneb siis uueks sobitamiseks.
• Lukustatud majandusaastasse jääva makse puhul ava kõigepealt majandusaasta aruanne.

Uuesti saatmine ja parandused

• Kinnitatud arve, mida pole kordagi e-postiga saadetud, näitab nuppu Saada e-postiga — kinnitamine ise teeb kanded, aga ei saada midagi, ja nupu silt ütleb ausalt, kumb seis parasjagu on.
• Saada uuesti ilmub siis, kui e-kiri on päriselt teele läinud, ja saadab sama e-kirja (koos kehtiva PDF-manusega) veel kord — kasulik, kui originaal "ei jõudnud kohale". Nupu kohal hõljudes näed, millal viimane kiri läks; iga saatmine on kirjas ka arve Tegevused-vahekaardil.
• Genereeri PDF uuesti ehitab salvestatud PDF-i uuesti (saadaval saadetud, makstud ja krediteeritud arvetel). See taastab arve sellisena, nagu see väljastati: samad summad ning sinu ettevõtte ja kliendi andmed nii, nagu need olid arve kinnitamisel. Hilisemad muudatused kliendi andmetes või ettevõtte seadetes sellesse ei jõua. Kui pärast uuesti genereerimist saadad arve uuesti, läheb manusena kaasa värske fail.
• Paranda ja väljasta uuesti tühistab arve ja avab koopia uue mustandina, et saaksid kliendi andmed või read parandada ja arve järgmise numbriga uuesti kinnitada. Sellel on samad piirangud nagu allpool kirjeldatud tühistamisel ja seda ei pakuta, kui arve on juba e-arvena saadetud. Kui saatsid arve e-postiga, tuletab kinnitusaken meelde, et kliendile tuleb asendamisest teada anda. Vaata Mustand versus kinnitatud arve.
• Tühista arve pöörab raamatupidamiskanded tagasi ja märgib arve tühistatuks. See on saadaval ainult seni, kuni arvega pole ühtki laekumist registreeritud ega sellele kreeditarvet koostatud. Tühistamine eemaldab arve ka selle perioodi käibedeklaratsioonilt, seega ei saa seda teha, kui perioodi KMD on juba esitatud või kui majandusaasta on kinnitatud aruandega lukustatud (ava esmalt aruanne). Seda ei saa teha ka siis, kui arve on saadetud e-arvena või saatmine võib veel kohale jõuda: arve on kliendi raamatupidamises, nii et parandus on kreeditarve, mis läheb samuti Peppoli kaudu. Neil juhtudel — ja iga osalise paranduse puhul — koosta selle asemel kreeditarve.
• Tagasimaksed. Kui klient on maksnud rohkem, kui arve nüüd nõuab — pärast kreeditarvet või enammakse tõttu —, näitab arve kliendile tagastatavat summat. Tagasimaksetest räägib leht Kreeditarved ja tagasimaksed.