Arvete saatmine ja laekumised

Kui arve on kinnitatud, taandub selle kliendini toimetamine ja raha tagasi jälgimine enamjaolt olekute jälgimisele. See leht katab e-kirja kanali; struktureeritud alternatiivi jaoks vaata E-arved ja Peppol.

Kuidas arve kliendini jõuab

Saada arve mustandil kinnitab arve kõigepealt ära — omistab numbri ja teeb kanded — ning saadab seejärel kliendile e-kirja, nii et üks kinnitus teeb mõlemad tööd. E-kiri läheb kontaktil olevale aadressile ja Arvello hoiatab, kui kontaktil e-posti aadressi ei ole.

Klient ei saa paljast manust, vaid lühikese e-kirja:

• pealkiri kujul "Invoice INV-000123 from Sinu Ettevõte OÜ";
• kokkuvõte arve numbrist, väljastamise kuupäevast, maksetähtajast ja kogusummast;
• nupp Laadi arve alla ning tavaline link, mis viib PDF-i juurde;
• jalus, mis märgib, et arve saatis sinu ettevõte Arvello kaudu.

PDF ei ole manus — klient laadib selle lingi kaudu alla. PDF ise kasutab sinu kujundust (vaata Arvekujundus) ja selle sildid trükitakse kontakti arve keeles, vaikimisi inglise keeles.

Olekud ja tähtaja ületamine

Saadetud arve püsib olekus Saadetud, kuni midagi juhtub: kogu summa laekumine teeb selle makstuks, osaline makse näitab seda olekus osaliselt makstud ja maksetähtaja möödumine märgib selle automaatselt, punasega, olekusse üle tähtaja — sinu poolt pole vaja midagi teha. Arvete nimekiri näitab jooksvaid summasid plokkides Tasumata, Üle tähtaja ja Sel kuul makstud, ning saad filtreerida oleku järgi. Müügi töölaud näitab sama pilti, sealhulgas seda, mitu päeva iga tähtaja ületanud arve on oodanud.

Laekumiste registreerimine

Iga arvega seotud makse on loetletud arve Maksed-vahekaardil koos kuupäeva, saadud summa, makseviisi ja märkustega. Osalised laekumised on lubatud: arve näitab tasumata jääki ja hoiab oma silti Osaliselt makstud, kuni kogusumma on kaetud, mille järel läheb see olekusse Makstud.

Laekumised registreeritakse pangatehingute sobitamisel arvetega, ja Arvello teeb suure osa sellest sobitamisest sinu eest:

• Saabuv pangatehing mainib arvenumbrit ja võrdub tasumata summaga — sobitatakse automaatselt, makse registreeritakse.
• Tehing võrdub tasumata summaga ja maksja nimi või IBAN klapib kliendiga — sobitatakse automaatselt.
• Tehing võrdub tasumata summaga, muud kinnitust pole — pakutakse sulle ülevaatamiseks.
• Tehing mainib arvenumbrit, kuid summa erineb — pakutakse võimaliku osamaksena.

Kõik, mis automaatselt ei sobitu, ootab sobitamise ekraanil, kus saad ise sobitada tehingu mis tahes avatud arvega — sealhulgas eraldada osa tehingust ühe arve laekumiseks.

Uuesti saatmine ja parandused

• Saada uuesti saadetud arvel saadab sama e-kirja veel kord — kasulik, kui originaal "ei jõudnud kohale".
• Genereeri PDF uuesti ehitab dokumendi uuesti viimaste ettevõtte ja kontakti andmetega (saadaval saadetud ja makstud arvetel); summad jäävad puutumata.
• Tühista arve pöörab raamatupidamiskanded tagasi ja märgib arve tühistatuks. See on saadaval ainult seni, kuni arvega pole ühtki laekumist registreeritud.