Tšekid ja dokumendid

Iga kulu su raamatupidamises on väide ja tšekk on selle tõend. Arvello hoiab dokumenti koos tehinguga, kuhu see kuulub — nii et kui su raamatupidaja või EMTA küsib kahe aasta taguse ostu kohta, on vastus selle küljes.

Kuidas lisada kulule tšekki

Ava kulu ja lohista fail Kviitungid alale, või klõpsa sirvimiseks. Lubatud on JPG, PNG, HEIC ja PDF — nii sobib pabertšeki telefonipilt sama hästi kui tarnija PDF. Samale kulule saad lisada mitu dokumenti, mis on kasulik, kui tellimuse kinnitus ja tegelik arve saabuvad eraldi.

Iga manus saab eelvaate ja nupu Eemalda, kui valisid vale faili. Dokumente saab lisada nii mustanditele kui ka kinnitatud kuludele — nii ei blokeeri puuduv tšekk kunagi su raamatupidamist. Kirjenda kulu kõigepealt, lisa paberid siis, kui need leiad.

Otse kulude nimekirjast

Kulu ei pea avama. Kulude nimekirja veerus Kviitung on igal real kviitungi ikoon. Rollid, kes saavad kulusid ainult vaadata, näevad plussi asemel kriipsu, sest nad ei saa tšekke lisada:

• Plussiga kviitung tähendab, et kulul pole veel tšekki. Klõpsa sellel ja vali fail või lohista fail ikoonile. Tšekk lisatakse kulule täpselt nii, nagu oleksid selle kulu enda lehel üles laadinud.
• Linnukesega kviitung tähendab, et tšekk on olemas (linnukese asemel number näitab, mitu). Klõpsa sellel, et näha failide loendit: iga fail avaneb uuel vahekaardil ja Lisa veel üks kviitung laadib üles järgmise.

Veerg näitab kulule lisatud faile, samu, mida kulu alal Kviitungid näed, sh lehelt Kulud → Kviitungid kuluga seotud kviitungit. Faili eemaldamiseks ava kulu ja vajuta Eemalda. Lehelt Kulud → Kviitungid pärit kviitungi eemaldamisel jääb fail sinna alles: kviitung läheb tagasi olekusse Vajab ülevaatamist või, kui see oli oma pangamaksega sobitatud, jääb selle maksega seotuks.

Kuidas näha, mis puudu on

Arvello peab paberite üle arvet kolmes kohas:

• Kulude nimekiri — veerus Kviitung on plussiga kviitung (rollidel, kes saavad kulusid ainult vaadata, kriips) igal kulul, millel dokument veel puudub.
• Kulude töölaud — loendur Ootavad kviitungid näitab, mitu kulu on kirjendatud, aga dokumenteerimata.
• Panganduse leht — kaart Puuduvad kviitungid loeb kokku selle kuu sobitatud pangamaksed, mis on kategoriseeritud mahaarvatava käibemaksukoodiga, aga millel kviitung puudub. Nupp Vaata üle ja laadi üles avab need maksed lehel Kõik tehingud; edasta iga kviitung oma kviitungiaadressile (vaata Kviitungite edastamine e-postiga) ja kui Arvello on selle maksega sobitanud, kaob makse loendist.

Käibemaks on siin mõte: sisendkäibemaks, mille KMD-l tagasi nõuad, vajab tagant dokumenti ja ostudokumente tuleb säilitada 7 aastat. Kviitungita kulu on mahaarvamine, mida võib olla raske kaitsta. Käibemaksu saab tagasi aga ainult kirjendatud kulult: otse kulukontole kategoriseeritud pangamaksega sisendkäibemaksu ei kirjendata, ükskõik mis käibemaksukood sellel on — just seda käibemaksu kaart Puuduvad kviitungid näitabki. Selle tagasisaamiseks vali lehel Kõik tehingud maksel Tühista kategoriseerimine ja kirjenda ost koos kviitungiga kuluna.

Kviitungi küsimine töötajalt

Kui kviitung on kellegi teise käes, näiteks töötajal, kes maksis ettevõtte kaardiga, küsi seda otse makse juurest. Ava lehel Pangandus → Kõik tehingud makse rea menüü ja vali Küsi kviitungit. Vali inimene väljal Kellelt küsida?, lisa vajadusel märkus (milline hotell, milline lähetus) ja vajuta Saada päring. Loendis on ainult töötaja kasutajakontoga inimesed, sealhulgas meeskonnaliikmed, kes on lehel Isikud oma isikuga seotud.

Inimene saab e-kirja ja laadib kviitungi üles oma lehtedelt. See lisatakse kohe makse juurde, nii et makse kaob puuduvate kviitungite loendist, ning makse kulule, kui see on juba kuluna kirjendatud; kui kirjendad kulu hiljem, lisatakse kviitung siis. Kuni päring on avatud, on makse oleku juures inimese nimi, näiteks Küsitud: Mari Maasikas; sama menüü valik Tühista kviitungi päring võtab päringu tagasi. Küsida saab iga kontolt välja läinud makse kohta, millel kviitungit pole, korraga ühe päringu makse kohta. Küsimiseks on vaja rolli, mis haldab kulusid ja näeb pangandust.

Dokumendid, mis saabuvad ise

Kolm teed toovad paberid sisse ilma üleslaadimiseta:

• Saadud e-arved — Peppoli võrgus olevad tarnijad toimetavad arved otse Arvellosse kulu mustanditena, dokument kaasas. Vaata E-arved ja Peppol.
• Pangaga sobitamine — seletamata väljaminev makse saab kohapeal uueks kuluks kirjendada ja tšeki saab samas külge lisada. Vaata Tehingute sobitamine.
• Edastatud kviitungikirjad — edasta tšekiga e-kiri oma ettevõtte kviitungiaadressile, millest allpool.

Kviitungite edastamine e-postiga

Igal ettevõttel on oma kviitungiaadress. Selle leiad lehelt Kulud → Kviitungid, kaardilt Edasta kviitungid e-postiga — vajuta Kopeeri aadress ja salvesta see oma e-posti rakenduses kontaktiks. Kui postkasti saabub tšekk, edasta see sinna (või määra see arveldusaadressiks tarnijatele, kes saadavad ainult tšekke).

Mis edastatud kirjaga juhtub:

• Manused salvestatakse. PDF- ja pildimanused salvestatakse kviitungitena. Kui kirjal manust pole, aga selles on link veebis olevale kviitungile — näiteks Stripe'i kviitungile —, laadib Arvello kviitungi alla lingilt.
• Juba olemasolevat faili ei salvestata uuesti. Iga fail salvestatakse ühe korra, nii et lehel Kviitungid juba üles laaditud kviitungit edastamisel uuesti ei salvestata ega sobitata.
• Arvello otsib vastavat makset. Ta loeb kirjast summa, kuupäeva ja kaupmehe ning otsib pangatehingutest väljaminevat makset. Kui kirja tekstist ei piisa, näiteks kui kirjas on ainult „vaata manust“, loeb Arvello kviitungi faili ennast (vaata Kuidas kviitungifaile loetakse). Selge vaste seotakse automaatselt. Kui see makse on juba kuluna kirjendatud, lisatakse kviitung ka selle kulu kviitungite hulka, nii et kulu enam kviitungit ei oota; kui kirjendad kulu sellest maksest hiljem, lisatakse kviitung siis. Kui selle kirjenduse tagasi võtad, eemaldatakse Arvello lisatud kviitung kulult uuesti, et see saaks minna õige kulu juurde.
• Enne makset saabunud kviitung ootab makset. Iga pangaühenduse sünkroonimine ja väljavõtte import otsib uuesti makseid viimase 120 päeva kviitungitele, mis on veel olekus Vajab ülevaatamist, nii et ostupäeval edastatud kviitung seotakse, kui makse kohale jõuab. Maksele, millel on juba kviitung, teist kviitungit nii ei seota.
• Ebaselge jääb sind ootama. Selge vasteta kviitung on olekus Vajab ülevaatamist, külgribal on Kviitungid kõrval märk ja saad teavituse. Ava see ja seo ise nupuga Seo kuluga või jäta nupuga Jäta kõrvale kõrvale, kui see pole ärikviitung. Teavitus kaob ise, kui ükski edastatud kviitung enam ülevaatamist ei oota. Kui kirjas polnud üldse kviitungit, annab Arvello sellest teavitusega teada.

Seo kuluga näitab sinu kulusid, kviitungi summaga kulud eespool. Sidumine lisab kviitungi faili kulu kviitungite hulka, kus kulude nimekiri, Ootavad kviitungid loendur ja käibedeklaratsiooni kontrollid seda näevad; seose eemaldamine või kviitungi kustutamine võtab selle sealt ära.

Kui kaugel kviitung on

Lehel Kulud → Kviitungid näitab veerg Olek, kui kaugel iga kviitung on:

• Vajab ülevaatamist: Arvello pole selle makset leidnud. Seo see nupuga Seo kuluga või jäta nupuga Jäta kõrvale kõrvale.
• Makse leitud: kviitung on seotud oma pangamaksega, aga veel mitte kuluga. Kuni makse ootab lehel Pangandus → Vastavusse viimine, on rea nupp Kirjenda kulu (kui sul on õigus ka pangamakseid kirjendada): see avab selle makse seal ja kulu vorm näitab kviitungit ning lisab selle salvestamisel kulule. Muul juhul kasuta nuppu Seo kuluga: kui makse kirjendati ilma kuluta või jäeti kõrvale, kui makse kuupäev on algsaldode kuupäeval või varem, kui kirjendasid kulu eraldi või kui võtsid selle kviitungi varem kulult ära (makse kirjendamine seda tagasi ei lisa). Kui rea nupp on Kirjenda kulu, on Seo kuluga rea menüüs.
• Kuluga seotud: kviitung on kulul ja töö on tehtud.
• Kõrvale jäetud: kõrvale pandud. Taasta toob selle tagasi.

Säde oleku kõrval tähendab, et vaste leidis Arvello (näed seda, kui viid kursori sädemele: Leitud automaatselt). Veerg Seotud näitab makset (kuupäev ja saaja) ja kulu eraldi ridadel; kuni kulu pole, on kulu real pole veel kirjendatud. Nimekirja kohal olevad filtrid näitavad üht olekut, nii et Makse leitud näitab kviitungeid, mis ootavad veel oma kulu.

Edastatud kviitungid on nimekirjas allikaga Edastatud e-kiri, samal lehel nupuga Laadi kviitung üles lisatud kviitungite kõrval. Üles laaditud kviitung loetakse ja sobitatakse maksega kohe üleslaadimisel ning kinnitus ütleb, kui see seoti; sobitamata kviitung ootab olekus Vajab ülevaatamist nagu edastatud kviitung.

Kuidas kviitungifaile loetakse

Arvello saadab kviitungi faili (PDF, JPG, PNG, GIF või WebP) Anthropicu tehisarule Claude, mis loeb sellelt kogusumma, valuuta, kuupäeva ja selle väljastanud ettevõtte nime. Muid andmeid sinu raamatupidamisest sellega kaasa ei saadeta ja Anthropic ei kasuta seda oma mudelite treenimiseks. Loetud andmeid kasutatakse ainult pangamakse leidmiseks: need ei muuda ühegi kulu ega käibemaksu summat ning vale seose saab kviitungi realt eemaldada.

Edastatud kviitungi fail loetakse ainult siis, kui kirja tekst makset juba ei leidnud. Iga faili loetakse kõige rohkem üks kord ja ühe ettevõtte kohta loetakse kuus kuni 200 faili. HEIC-fotosid lugeda ei saa ning üle kuulimiidi jäävat kviitungit sobitatakse ainult kirja teksti järgi, nii et üles laaditud kviitung jääb siis olekus Vajab ülevaatamist ootama, et sa selle ise seoksid.

Korduma kippuvad küsimused

Mu fail ei lähe üles

Kontrolli formaati — üles saab laadida JPG-, PNG-, HEIC- ja PDF-faile. Wordi dokumendid ja muud failitüübid ei sobi; ekspordi või prindi need esmalt PDF-iks. Kui tšekk tuli e-postiga, ei pea sa seda failina salvestama: edasta kiri hoopis oma kviitungiaadressile (vaata Kviitungite edastamine e-postiga).

Kviitung seoti vale maksega

Ava Kulud → Kviitungid, kasuta kviitungi real nuppu Eemalda seos ja seo see ise õige kuluga nupuga Seo kuluga. Seose eemaldamine võtab faili kulult ära ja Arvello seda kviitungit enam automaatselt ei sobita. Automaatne sobitamine ainult seob kviitungi; see ei kirjenda midagi.

Lisasin vale faili

Ava kulu, eemalda manus eelvaate kõrval oleva nupuga Eemalda ja laadi õige üles. Muu kulu juures ei muutu midagi.

Kas tšeki saab lisada juba kinnitatud kulule?

Saab. Manuste lisamine töötab nii mustanditel kui kinnitatud kuludel, nii et puuduv tšekk ei takista kunagi kulu kinnitamist. Kirjenda kulu kõigepealt, lisa dokument siis, kui see käes on.