Tšekid ja dokumendid

Iga kulu su raamatupidamises on väide ja tšekk on selle tõend. Arvello hoiab dokumenti koos tehinguga, kuhu see kuulub — nii et kui su raamatupidaja või EMTA küsib kahe aasta taguse ostu kohta, on vastus selle küljes.

Kuidas lisada kulule tšekki

Ava kulu ja lohista fail Kviitungid alale, või klõpsa sirvimiseks. Lubatud on JPG, PNG, HEIC ja PDF — nii sobib pabertšeki telefonipilt sama hästi kui tarnija PDF. Samale kulule saad lisada mitu dokumenti, mis on kasulik, kui tellimuse kinnitus ja tegelik arve saabuvad eraldi.

Iga manus saab eelvaate ja nupu Eemalda, kui valisid vale faili. Dokumente saab lisada nii mustanditele kui ka kinnitatud kuludele — nii ei blokeeri puuduv tšekk kunagi su raamatupidamist. Kirjenda kulu kõigepealt, lisa paberid siis, kui need leiad.

Kuidas näha, mis puudu on

Arvello peab paberite üle arvet kolmes kohas:

• Kulude nimekiri — filtreeri Kviitung olemas või Kviitung puudub, et näha täpselt, millistel kirjetel dokument veel puudub.
• Kulude töölaud — loendur Ootavad kviitungid näitab, mitu kulu on kirjendatud, aga dokumenteerimata.
• Panganduse leht — kaart Puuduvad kviitungid loeb kokku selle kuu sobitatud pangamaksed, mis on kategoriseeritud mahaarvatava käibemaksukoodiga, aga millel kviitung puudub. Nupp Vaata üle ja laadi üles avab need maksed lehel Kõik tehingud; edasta iga kviitung oma kviitungiaadressile (vaata Kviitungite edastamine e-postiga) ja kui Arvello on selle maksega sobitanud, kaob makse loendist.

Käibemaks on siin mõte: sisendkäibemaks, mille KMD-l tagasi nõuad, vajab tagant dokumenti ja ostudokumente tuleb säilitada 7 aastat. Kviitungita kulu on mahaarvamine, mida võib olla raske kaitsta. Käibemaksu saab tagasi aga ainult kirjendatud kulult: otse kulukontole kategoriseeritud pangamaksega sisendkäibemaksu ei kirjendata, ükskõik mis käibemaksukood sellel on — just seda käibemaksu kaart Puuduvad kviitungid näitabki. Selle tagasisaamiseks vali lehel Kõik tehingud maksel Tühista kategoriseerimine ja kirjenda ost koos kviitungiga kuluna.

Dokumendid, mis saabuvad ise

Kolm teed toovad paberid sisse ilma üleslaadimiseta:

• Saadud e-arved — Peppoli võrgus olevad tarnijad toimetavad arved otse Arvellosse kulu mustanditena, dokument kaasas. Vaata E-arved ja Peppol.
• Pangaga sobitamine — seletamata väljaminev makse saab kohapeal uueks kuluks kirjendada ja tšeki saab samas külge lisada. Vaata Tehingute sobitamine.
• Edastatud kviitungikirjad — edasta tšekiga e-kiri oma ettevõtte kviitungiaadressile, millest allpool.

Kviitungite edastamine e-postiga

Igal ettevõttel on oma kviitungiaadress. Selle leiad lehelt Müük → Kviitungid, kaardilt Edasta kviitungid e-postiga — vajuta Kopeeri aadress ja salvesta see oma e-posti rakenduses kontaktiks. Kui postkasti saabub tšekk, edasta see sinna (või määra see arveldusaadressiks tarnijatele, kes saadavad ainult tšekke).

Mis edastatud kirjaga juhtub:

• Manused salvestatakse. PDF- ja pildimanused salvestatakse kviitungitena. Kui kirjal manust pole, aga selles on link veebis olevale kviitungile — näiteks Stripe'i kviitungile —, laadib Arvello kviitungi alla lingilt.
• Juba olemasolevat faili ei salvestata uuesti. Iga fail salvestatakse ühe korra, nii et lehel Kviitungid juba üles laaditud kviitungit edastamisel uuesti ei salvestata ega sobitata. Üles laaditud kviitungeid pangamaksetega ei sobitata — et kviitung maksega siduda, kustuta üleslaadimine ja edasta hoopis e-kiri.
• Arvello otsib vastavat makset. Ta loeb kirjast summa, kuupäeva ja kaupmehe ning otsib pangatehingutest väljaminevat makset. Selge vaste seotakse automaatselt ja kui see makse on juba sobitatud, seotakse kviitung ka ostuarvega, mille makse tasus.
• Ebaselge jääb sind ootama. Selge vasteta kviitung on olekus Vajab ülevaatamist, külgribal on Kviitungid kõrval märk ja saad teavituse. Ava see ja seo ise nupuga Seo arvega või jäta nupuga Jäta kõrvale kõrvale, kui see pole ärikviitung. Kui kirjas polnud üldse kviitungit, annab Arvello sellest teavitusega teada.

Edastatud kviitungid on nimekirjas allikaga Edastatud e-kiri, samal lehel nupuga Laadi kviitung üles lisatud kviitungite kõrval.

Korduma kippuvad küsimused

Mu fail ei lähe üles

Kontrolli formaati — üles saab laadida JPG-, PNG-, HEIC- ja PDF-faile. Wordi dokumendid ja muud failitüübid ei sobi; ekspordi või prindi need esmalt PDF-iks. Kui tšekk tuli e-postiga, ei pea sa seda failina salvestama: edasta kiri hoopis oma kviitungiaadressile (vaata Kviitungite edastamine e-postiga).

Lisasin vale faili

Ava kulu, eemalda manus eelvaate kõrval oleva nupuga Eemalda ja laadi õige üles. Muu kulu juures ei muutu midagi.

Kas tšeki saab lisada juba kinnitatud kulule?

Saab. Manuste lisamine töötab nii mustanditel kui kinnitatud kuludel, nii et puuduv tšekk ei takista kunagi kulu kinnitamist. Kirjenda kulu kõigepealt, lisa dokument siis, kui see käes on.