Ostuarved

Ostuarve on arve, mille su ettevõte saab tarnijalt. Arvellos kirjendatakse need kuludena (leiad need vasakmenüüs jaotusest Kulud) ja ühe arve kirjendamine teeb korraga kolm tööd: kannab kulu õigesse kategooriasse, püüab kinni sisendkäibemaksu, mille saad maha arvata, ning jälgib, kui palju ja millal sa veel võlgned.

Kui su ettevõte on käibemaksukohustuslane, koostatakse siinsamas vaikselt ka su käibedeklaratsiooni. Iga maksukood, mille kulureale valid, määrab, mis jõuab KMD-le — igakuisele käibedeklaratsioonile, mille esitad EMTA-le.

Kuidas ostuarvet kirjendada

Sisendkäibemaks ja KMD

Sinu ostudelt mahaarvatav käibemaks (sisendkäibemaks) liigub KMD reale 5, kus see tasaarveldatakse müügilt arvestatud käibemaksuga. Mida tasub teada:

• Arvesse lähevad ainult kinnitatud kulud. Mustandid jäetakse deklaratsioonist välja ja KMD kontrollnimekiri hoiatab, kui käibemaksuga või isearvestusega mustandid on kinnitamata.

• Pöördmaksustatud ost vajab õiget koodi. Enamiku välismaistelt ettevõtetelt ostetud äriteenuste — näiteks tarkvara või konsultatsiooni — ja teistest EL-i riikidest ostetud kauba puhul ei ole tarnija arvel käibemaksu ja selle arvestad ise: Arvello deklareerib nii arvestatud käibemaksu kui ka vastava mahaarvamise samal deklaratsioonil. Vali kood, mis vastab tarnijale ja sellele, mida ostsid; Arvello pakub selle ette (vaata Ostud välismaistelt tarnijatelt). Mõne Eesti ettevõttelt ostetud kauba puhul kehtib samuti pöördmaksustamine — kinnisasi, mille müügi on müüja otsustanud maksustada, metallijäätmed, väärismetallid ja teatud metalltooted: arvel on käibemaks kirjas, kuid maksad hinna ilma selleta ja märgid read koodiga Pöördmaksustamine, Eesti tarnija. Tavalised pöördmaksustamise koodid kasutavad tavamäära; kui ostad midagi, mida Eestis maksustatakse 9%-ga, näiteks raamatuid, vali kood, mille nimes on isearvestus 9% — vaata Maksumäärad ja koodid.

• Välisriigi käibemaks ei ole sisendkäibemaks. Käibemaks, mille tarnija lisas teise riigi reeglite alusel — näiteks Saksa tarnija 19% —, ei lähe kunagi reale 5. Sellist käibemaksu kandev saabunud e-arve kirjendatakse käibemaksuga summas ja märgitakse sildiga Välisriigi käibemaks; selle käibemaksu saab tagasi taotleda e-MTA-s EL-i käibemaksu tagastustaotlusega või see jääb kulu osaks. Vaata E-arved ja Peppol.

• Tarnija jääb selliseks, nagu sa ta kirjendasid. Kinnitatud kulule jäävad tarnija andmed, mis olid kulu kinnitamise hetkel. KMD INF lisa B-osas, mis loetleb ostud Eesti ettevõtetelt, kajastub kulu selle tarnija registrikoodiga. Kui tarnija sisestati valesti, näiteks vale registrikoodiga, paranda kõigepealt tarnija andmed. Seejärel ava kulu ja vali teatel tarnija andmete muutumise kohta Uuenda tarnija järgi. Koos kuluga uuendatakse ka selle tarnija kreeditarved ja muudatus jääb tegevuslogisse. Kui selle kuu käibedeklaratsioon on kinnitatud, kuid veel saatmata, ava see kõigepealt uuesti. Kui see on juba esitatud, uuenda tarnija ja paranda seejärel deklaratsiooni: Arvello märgib esitatud deklaratsiooni raamatupidamisega mitte enam kokku langevaks. Kulu kreeditarved võivad olla hilisemate kuude deklaratsioonides, seega paranda iga deklaratsioon, mille Arvello märgib. Kui esitasid kuu deklaratsiooni väljaspool Arvellot, ei ole siin midagi märkida: paranda see KMD e-MTA-s. Pärast majandusaasta aruande kinnitamist parandus enam võimalik ei ole.

Ostud välismaistelt tarnijatelt, impordikäibemaks, ka isiklikult kasutatavad ostud, ettevõtte sõiduautod, kassapõhist arvestust rakendavad tarnijad ja maksuvaba käive on kirjas lehel Ostude sisendkäibemaks; see, millisesse deklaratsiooni ost läheb, on lehel Millise kuu deklaratsiooni ost läheb.

Teise perioodi kulud

Ost, mille kulu kuulub teise perioodi, näiteks jaanuaris arveldatud detsembri üür või ette makstud aastane kindlustus, saab Teenuse perioodi. Aastalõpu kontrollid jagavad selle siis viitvõlgadeks ja ettemakstud kuludeks. Vaata lehte Teise perioodi kulud.

Tulumaks kingitustelt, vastuvõttudelt ja mitteseotud kuludelt

Mõnelt kulult tuleb kuu TSD-l maksta tulumaksu: igakuist piirmäära ületavad vastuvõtukulud, kingitused ja annetused, trahvid, EMTA-le tasutud intressid, nõuetekohase algdokumendita maksed ja ettevõtlusega mitteseotud kulud. Märgi selline rida summa all väljal Tulumaks (TSD); toitlustus- ja vastuvõtukuludel ning maksutrahvidel on valik juba avatud. Ka kinnitatud kulu saad märkida selle lehel, sest liiki kasutab ainult TSD. Töötajate toitlustus on erisoodustus, mitte vastuvõtukulu. Täielikult krediteeritud kulu TSD-sse ei lähe. Kulu enda kuus väljastatud tarnija kreeditarve vähendab liigitatud ridu, mida see krediteerib. Hilisema kuupäevaga kreeditarve jätab selle kuu TSD samaks: kreeditarve kuu deklaratsioon näitab seda ja selgitab, kuidas see deklareerida. Vaata lehte Kingitused, vastuvõtud ja mitteseotud kulud.

Makse jälgimine

Iga kulu on ühes järgmistest olekutest: Mustand, Maksmata, Makstud, Krediteeritud, Vastavusse viidud või Tühistatud. Maksmata arve, mille maksetähtaeg on möödunud, on olekus Üle tähtaja. Arveid ei märgi makstuks käsitsi — kui makse ilmub su pangavoogu, sobita tehing kuluga ja Arvello kirjendab makse (kuupäev, summa, makseviis) ning uuendab kulu oleku. Vaata Tehingute sobitamine. Iga makse on loetletud kulu vahekaardil Maksed ja koondina jaotuses Tarnijamaksed. Tarnija kreeditarve vähendab veel tasumisele kuuluvat summat; kui kreeditarve katab kogu arve, läheb kulu olekusse Krediteeritud. Kreeditarvet ennast ei tasuta kunagi, seega ei ole see loetletud vaates Maksmata.

Kulude töölaud ja tarnijamaksed

Kulud → Töölaud annab ülevaate ja algab nelja näitajaga:

• Maksmata kulud — mis kinnitatud kulude eest on veel tasumata, käibemaksuga ja eurodes. Osaliselt tasutud kulu läheb arvesse ainult järelejäänud osaga ja tarnija kreeditarve arvatakse maha.
• Tähtaja ületanud arved — see osa maksmata kuludest, mille maksetähtaeg on möödas. Täna tasumisele kuuluv arve ei ole veel tähtaega ületanud.
• Selle kuu kulud — mis selle kuu kinnitatud kulud sinu raamatupidamise järgi maksma läksid: ilma mahaarvatava käibemaksuta, mittemahaarvatav käibemaks kaasa arvatud ning selle kuu tarnija kreeditarved maha arvatud. Mustandeid ja tühistatud kulusid ei arvestata, samuti põhivara soetusi: põhivara kontole kirjendatud rida on vara, mitte kulu, ja see on näha jaotises Seadmed ja varad. Kulude nimekirjas on teine kaart, Selle kuu ostuarved: selle kuu arvete summa koos käibemaksuga, arve kuupäeva järgi.
• Ootavad kviitungid — mitmel kulul, mustandeid ja tühistatud kulusid arvestamata, pole dokumenti lisatud. Vaata Tšekid ja dokumendid.

Nende all on neli graafikut:

• Kulud kuude kaupa — samad kulud nagu „Selle kuu kulud“ selle kuu ja 12 eelmise kuu kohta, iga kulu selles kuus, mil see on kirjendatud (kulu kuupäeva järgi). Tarnija kreeditarve vähendab oma kuu kulusid, mitte arve kuu omi, nii et möödunud kuu ei muutu. Selle kuu tulp on sama summa mis „Selle kuu kulud“.
• Tasumisele kuuluvad arved — maksmata kulud maksetähtaja järgi: tähtaeg ületatud, tähtaeg järgmise 7 päeva jooksul (täna kaasa arvatud), tähtaeg 8–30 päeva pärast ning hiljem. Neli summat kokku on „Maksmata kulud“.
• Kulud kategooriate kaupa — selle majandusaasta kulud tänaseni kulukontode kaupa, samal alusel nagu „Kulud kuude kaupa“: viis suurimat nimeliselt, ülejäänud real Muu. Kategoorial klõpsates avaneb selle konto pearaamat selle majandusaasta kohta.
• Suurimad tarnijad — samad kulud tarnijate kaupa, viis suurimat nimeliselt, ülejäänud real Muu. Tarnijal klõpsates avaneb tema leht.

Mõlemas nimekirjas on nimeliselt ainult tarnijad ja kategooriad, millele sel aastal kulu tekkis: kui kreeditarveid on rohkem kui kulusid (näiteks kreeditarve eelmise aasta arvele), läheb see real Muu arvesse, nii et Muu võib olla negatiivne.

„Selle kuu kulud“ ja kulude graafikud arvestavad Arvellos kirjendatud kulusid (ostuarveid). Otse kulukontole kategoriseeritud pangatehing, näiteks pangatasu või sobitamisreegli kategoriseeritud makse, on sinu raamatupidamises, aga mitte nendes summades. Seepärast võib kategooria pearaamat näidata rohkem kui selle tulp: pearaamatus on kõik selle konto kanded.

Majandusaasta on see, mis on määratud ettevõtte seadetes, nii et juuli–juuni majandusaastaga ettevõte näeb kulusid alates juulist. Graafikute all näitab Viimased kulud viit kuupäeva järgi viimast kulu koos tarnija, esimese rea, oleku ja summaga. Näitajates ja graafikutes on välisvaluutas kulud ümber arvutatud kulule salvestatud kursiga, nimekirjas on need oma valuutas.

Kulud → Tarnijamaksed näitab kõiki kuludele tehtud makseid, uuemad eespool: kuupäev, tarnija, summa, tarnija arve number (Kulu viide) ja makseviis. Raha, mille tarnija tagasi maksis, on negatiivse summana sildiga Tagasimakse. Makseviis on selles vaates praegu ingliskeelne (näiteks "Bank Transfer").

Tarnija kreeditarved

Kui tarnija krediteerib arvet, mille ta on sulle juba saatnud — kaup tagastati, hinda parandati, osa teenusest jäi ära —, väljastab ta kreeditarve. Arvellos kirjendatakse tarnija kreeditarve selle kinnitatud ostuarve juurde, mida see krediteerib, nii et arvel on alati näha, kui palju veel võlgned, ja sinu maha arvatud sisendkäibemaks väheneb täpselt selle võrra, mille tarnija tühistas.

Peppoli kaudu e-arvena saabunud kreeditarveid käsitletakse samamoodi, ainult mustandi koostab Arvello sinu eest — vaata E-arved ja Peppol.

Käibemaks. Kreeditarve vähendab sisendkäibemaksu KMD real 5. Kui arve kuu käibedeklaratsioon on veel esitamata, deklareeritakse vähendus selles kuus; kui see deklaratsioon on juba esitatud, kajastub kreeditarve selle kuu deklaratsioonis, millega see on dateeritud (käibemaksuseaduse § 29 lg 7 kehtib nii müüjale kui ka ostjale). Arve tasumata jätmise tõttu väljastatud kreeditarve ei ole kreeditarve selles tähenduses — käibemaksuseadus käsitleb tasumata jätmist eraldi.

Tarnija tagasimaksed

Kui tarnija maksab raha tagasi — pärast oma kreeditarvet arvele, mille sa olid juba tasunud, või sellepärast, et maksid liiga palju —, jõuab raha pangandusse sissetuleva tehinguna. Vali sobitamise vaates selle tehingu juures Tarnija tagasimakse ja vali ostuarve, mille eest raha tagastatakse: Arvello loetleb kõik ostuarved, mille pealt mõni tarnija sulle raha võlgneb, koos summaga. Kui täpselt ühelt neist tuleb tagasi just tehingu summa, valitakse see sinu eest.

Kinnitamine kirjendab tagasimakse arvele (see paistab arve maksete vahekaardil sildiga Tagasimakse) ja kannab selle sellele pangakontole, kuhu raha laekus — võlg sellele tarnijale läheb tagasi nulli. Tagasimakse ei saa olla suurem, kui arvelt tagasi võlgnetakse, ega varasema kuupäevaga kui selle aluseks olev makse või kreeditarve, ja tarnija tagasimakset ei kategoriseerita kunagi kuluks ega tuluks: kulu tühistas juba kreeditarve ja teistkordne kirjendamine loeks seda kaks korda. Kui sobituse hiljem tühistad, eemaldatakse tagasimakse ka arvelt. Nagu kliendile tehtavad tagasimaksed, on ka tarnija tagasimaksed mõeldud eurodes arvetele: välisvaluutas ostuarvet saab krediteerida, aga selle tagasimakset Arvellos veel registreerida ei saa.

E-arvete saamine ostuarvetena

Kui tarnija saadab e-arveid Peppoli võrgu kaudu, saabuvad need jaotusse Saadud e-arved ja Arvello loob igaühest automaatselt kulu mustandi — tarnija, read, käibemaks ja kõik muu. Iga rida säilitab tarnija koguse ja netosumma ning need jäävad alles ka mustandi muutmisel. Vaata see üle, klõpsa kinnitamise nupp ja see liitub su raamatupidamisega nagu iga teine kinnitatud kulu. Vaata E-arved ja Peppol.