Isiklikult või sularahas tasutud kulud

Varem või hiljem makstakse mõni ettevõtte kulu valest taskust: domeeni pikendus läheb sinu isiklikult kaardilt või takso makstakse sularahas. Kulu on ettevõtte oma ja kuni ettevõte sulle raha tagasi maksab, võlgneb ta selle summa sulle.

Arvellos ei ole eraldi omanikule hüvitamise ega sularahakassa funktsiooni. Tavalise juhtumi jaoks piisab sellest, mis on olemas: ostu maksid ise ja ettevõte maksab sulle pangaülekandega tagasi. Siin lehel on kirjas, kuidas see käib ja kus on piirid.

Kulu kirjendamine

Kirjenda ost nagu iga teine arve: Kulud → Uus kulu — vaata Ostuarved:

• Tarnija — pood või teenusepakkuja, kellelt ostsid, mitte sina ise. Kulu on ettevõtte ost temalt.
• Read, kategooria ja maksukood — nagu tšekil. Maksukood otsustab, kas sisendkäibemaks arvatakse maha, täpselt nagu arve puhul, mille ettevõte ise tasus.
• Maksetähtaeg — välja vihje ütleb, et jäta see tühjaks, kui arve on juba tasutud. Arvello võtab siis maksetähtajaks arve kuupäeva. Kinnitatud kulu on ikkagi olekus Maksmata, sest ettevõtte kontodelt pole veel makset tehtud.
• Tšekk — lisa foto või PDF kulu juurde.

Kui saadad tšeki e-kirja edasi ettevõtte tšekiaadressile (vaata Tšekid ja dokumendid), otsib Arvello ettevõtte pangatehingute seast vastavat makset. Isikliku kaardiga tehtud ostu seal ei ole, seega jääb tšekk enamasti olekusse Vajab ülevaatamist. Ava see ja seo see nupuga Seo arvega kirjendatud kulu külge.

Raha tagasi saamine

Kanna raha ettevõtte kontolt oma kontole. Kui ülekanne jõuab ettevõtte pangavoogu, vii see vastavusse vaates Pangandus → Vastavusse viimine:

Juhatuse liikme isiklik väljamakse on teine asi: see kirjendab juhatuse liikmele välja makstud raha juhatuse liikme laenukontole (1520) kui raha, mille juhatuse liige ettevõttele võlgneb. Nii kirjendatud hüvitis jätaks kulu maksmata olekusse ja näitaks, et võlgned ettevõttele sama summa.

Kahel muul isiklikul kulutusel on oma tee:

• Kodukontori kulud käivad kodukontori lepingu ja igakuiste taotluste kaudu ning hüvitis viiakse vastavusse kui Kodukontori hüvitis.
• Lähetused. Lähetuse makse, mille vastavusse viid, katab ainult päevaraha. Lähetusele lisatud transport, majutus ja muud kulud jäävad lähetuse juurde koos tšekkidega, aga raamatupidamisse need sealt ei jõua. Kirjenda need ka kuludena.

Mida Arvello veel ei oska

• Kulu sularahas tasumine. Kulu märgitakse makstuks ainult pangatehingu vastavusse viimisega. Müügiarvetel on Registreeri makse koos valikuga Sularaha / deponeerimata, kuludel midagi sarnast ei ole. Ettevõtte kassast, mitte pangakontolt tasutud kulu jääb olekusse Maksmata.
• Võla muul viisil tasumine. Kui ettevõte sulle raha tagasi ei maksa — näiteks tahad selle ettevõttesse jätta —, ei saa Arvello võlga laenuks ega sissemakseks muuta. Käsitsi raamatupidamiskandeid Arvellos ei ole, nii et kulu jääb olekusse Maksmata: kulude töölaua kaardile Maksmata kulud ja aruandesse Mida sa võlgned, poe nime all.
• Sulle võlgnetava summa eraldi jälgimine. Summa on tarnijate kaupa võlgades tarnijatele, mitte sinu jaoks eraldi kontol.

Tšeki säilitamine

Tšekk on kande aluseks olev algdokument. Raamatupidamise seaduse järgi peab sellel olema vähemalt toimumisaeg, majandusliku sisu kirjeldus ja arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa (RPS § 7 lg 2). Kahe raamatupidamiskohustuslase vahelisel arvel peavad lisaks olema arve number ja tehingupooli identifitseerivad andmed (lg 3). Algdokumente säilitatakse seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing kirjendati (RPS § 12 lg 1).

Ametlik tekst: raamatupidamise seadus.