Kui sinu OÜ saadab sind välislähetusse, saab ettevõte maksta sulle kuni 75 eurot päevas täiesti tulumaksu- ja sotsiaalmaksuvabalt. Päevaraha enda kohta kviitungeid vaja ei ole. 15-päevase reisi puhul tähendab see 1 125 eurot puhtalt kätte, ilma ühtegi sentigi maksudeks — samas kui sama summa juhatuse liikme tasuna jätaks sulle kätte umbes 855 eurot.
Paljud OÜ omanikud kas ei tea sellest võimalusest või eeldavad, et dokumendid on liiga keerulised. Tegelikkuses piisab ühest dokumendist — lähetuskorraldusest.
Määrad (alates 1. jaanuarist 2025)
Maksuvaba päevaraha määrad tõusid 2025. aasta alguses oluliselt:
| Kestus | Maksuvaba määr (2025+) | Varasem määr (kuni 31.12.2024) |
|---|---|---|
| Esimesed 15 päeva kalendrikuus | 75 €/päev | 50 €/päev |
| Alates 16. päevast kalendrikuus | 40 €/päev | 32 €/päev |
15 päeva arvestus algab iga kalendrikuu alguses uuesti. Kui lähetuses ollakse 10 päeva märtsis ja 10 päeva aprillis, kehtib mõlemal kuul 75 € määr, sest kumbki kuu ei ületa 15 päeva.
Kui oled ühes kuus lähetusel 20 päeva, siis esimesed 15 päeva on 75 € ja päevad 16–20 on 40 € päevas. See annab kokku 1 125 + 200 = 1 325 € maksuvabalt ühe kuu eest.
Mida loetakse lähetuseks
Mitte iga reis ei kvalifitseeru. Reeglid on konkreetsed:
Ainult välislähetused. Eestisisestele lähetustele maksuvaba päevaraha ei kehti. Sihtkoht peab olema väljaspool Eestit.
Vähemalt 50 km töökoha asulast. Sihtkoht peab jääma vähemalt 50 km kaugusele töökoha asula piirist. Enamiku Tallinnas registreeritud ettevõtete puhul täidab iga välisriigi sihtkoht selle tingimuse hõlpsalt.
Ööbimine nõutav. Ühepäevased reisid — isegi välismaale — ei kvalifitseeru päevaraha saamiseks. Reis peab sisaldama vähemalt ühte ööbimist. Päevane edasi-tagasi lend Helsingisse ei loe.
Selge ärieesmärk. Reis peab teenima ettevõtte huve: kliendikohtumine, konverents, tarnija külastus, turu-uuring. Lissaboni kohvikus kaugtöö tegemine ei ole ärireis — see on kaugtöö.
Dokumentatsioon: lähetuskorraldus
Peamine dokument on lähetuskorraldus (lähetuskäsk). See on ettevõttesisene dokument — mitte maksuametile esitatav vorm. Hoiad seda oma arhiivis.
Lähetuskorraldus peab sisaldama:
- Töötaja või juhatuse liikme nimi
- Sihtkoht (linn, riik)
- Lähetuse eesmärk
- Kuupäevad (väljasõit ja tagasipöördumine)
- Päevaraha summa päevas
See ongi kogu nõue päevaraha jaoks. Toidukviitungeid, igapäevaseid kuluaruandeid ega hommikusöögi tšekke vaja ei ole. Päevaraha on kindel päevamäär ja ei vaja tõendamist kviitungitega.
Küll aga vajavad muud reisikulud — lennupiletid, majutus, taksod — kviitungeid. Need on tavalised ärikulud ja dokumenteeritakse arvete alusel.
Näidis-lähetuskorraldus
Lähetuskorraldus võib olla lihtne allkirjastatud dokument:
Lähetuskorraldus nr 2026-03
OÜ Näidis (registrikood 12345678) saadab juhatuse liikme [Nimi] lähetusse:
- Sihtkoht: Berliin, Saksamaa
- Eesmärk: Kliendikohtumine ja partnerlusläbirääkimised
- Kuupäevad: 10. märts 2026 – 14. märts 2026 (5 päeva)
- Päevaraha: 75 €/päev, kokku 375 €
- Lisakulud (lennupiletid, majutus) hüvitatakse kviitungite alusel
Allkirjastanud: [Juhatuse liige / volitatud isik], [Kuupäev]
Kindlat vormi ette kirjutatud ei ole. Dokument peab lihtsalt eksisteerima ja sisaldama vajalikku teavet.
Toitlustuse vähendamise reegel
Kui lähetuse ajal on tagatud tasuta toitlustus — näiteks konverentsil on kaetud lõuna- ja õhtusöök või klient korraldab kõik söögid — võib tööandja päevaraha vähendada kuni 70% võrra.
See on võimalus, mitte kohustus. Tööandja otsustab, kas vähendamist rakendada. Praktikas enamik väikesi OÜ-sid, kus omanik maksab endale ise päevaraha, seda ei tee.
Vähendamise korral oleks 75 € päeva puhul: 75 x 30% = 22,50 €/päev.
Arvutusnäide: päevaraha vs. juhatuse liikme tasu
Siin on oluline võrdlus. Sa oled kuu aja jooksul 15 päeva välislähetusel ja ettevõte maksab nii või naa 1 125 eurot. Milline on tegelik kulu?
Stsenaarium A: 1 125 € juhatuse liikme tasuna
| Komponent | Summa |
|---|---|
| Brutotasu | 1 125,00 € |
| Tulumaks (22%) | –247,50 € |
| Kogumispension (2%) | –22,50 € |
| Neto juhatuse liikmele | 855,00 € |
| Sotsiaalmaks (33% brutolt) | 371,25 € |
| Ettevõtte kogukulu | 1 496,25 € |
Ettevõte kulutab 1 496,25 €. Juhatuse liige saab kätte 855,00 €.
Stsenaarium B: 1 125 € päevarahana
| Komponent | Summa |
|---|---|
| Päevaraha (15 päeva x 75 €) | 1 125,00 € |
| Tulumaks | 0 € |
| Sotsiaalmaks | 0 € |
| Neto juhatuse liikmele | 1 125,00 € |
| Ettevõtte kogukulu | 1 125,00 € |
Ettevõte kulutab 1 125,00 €. Juhatuse liige saab kätte 1 125,00 €.
Vahe
| Juhatuse liikme tasu | Päevaraha | Kokkuhoid | |
|---|---|---|---|
| Neto kätte | 855,00 € | 1 125,00 € | +270,00 € |
| Ettevõtte kulu | 1 496,25 € | 1 125,00 € | –371,25 € |
Päevaraha kasutamisel juhatuse liikme tasu asemel saab juhatuse liige 270 € rohkem kätte ja ettevõte säästab 371,25 € kogukulus. Vahe tekib tulumaksust (247,50 €), kogumispensionist (22,50 €) ja sotsiaalmaksust (371,25 €), mis kehtivad juhatuse liikme tasule, aga mitte päevarahale.
Teisiti väljendades: kui ettevõte soovib, et juhatuse liige saaks kätte 1 125 € juhatuse liikme tasuna, tuleks bruto suurendada umbes 1 125 / 0,76 = 1 480,26 €-ni, millele lisandub 33% sotsiaalmaks — ettevõtte kogukulu kokku umbes 1 968,75 €. Päevaraha annab sama netosumma 1 125 € ettevõtte kuluga. See on 43% madalam kogukulu.
Mis juhtub, kui ületad piirmäärad
Kui maksad päevaraha üle 75 € (või üle 40 € alates 16. päevast), maksustatakse ülejääk erisoodustusena. Maksukoormus on kõrge.
Näide: 100 €/päev päevaraha 75 € asemel (25 € ületamine päevas)
Ühe päeva ületamise kohta:
| Komponent | Summa |
|---|---|
| Ületamise summa | 25,00 € |
| Brutosumma (25 / 0,78) | 32,05 € |
| Ettevõtte tulumaks (22/78) | 7,05 € |
| Sotsiaalmaks (33% brutosummalt) | 10,58 € |
| Maksud 25 € ületamiselt kokku | 17,63 € |
Efektiivne lisamaks ületamiselt on umbes 70%. 25-eurone ülemaksmine toob kaasa 17,63 € lisamaksu. 15 päeva jooksul on see 264,45 € täiendavat maksu.
Järeldus: jää piirmäärade piiresse. 75 €/päev esimese 15 päeva eest, 40 €/päev sealt edasi, kalendrikuu kaupa.
Erisoodustused deklareeritakse TSD lisas 6 hüvitise andmise kuule järgneva kuu 10. kuupäevaks.
Praktilised nõuanded
Jagata pikemad reisid kalendrikuude vahel. 15 päeva piirmäär algab iga kuu uuesti. 20-päevane reis märtsis annab 15 päeva x 75 € + 5 päeva x 40 € = 1 325 €. Samad 20 päeva jagatuna 10 märtsis + 10 aprillis annab 20 päeva x 75 € = 1 500 € — lisaks 175 € maksuvabalt.
Lähetuskorralduse võib koostada ka pärast reisi. Nõue on, et dokument eksisteeriks — mitte et see oleks koostatud enne väljasõitu. Küll aga on eelnevalt koostamine puhtam dokumenteerimine.
Juhatuse liikmed kvalifitseeruvad. Päevaraha kehtib nii töötajatele kui ka juhatuse liikmetele. Üksiku OÜ omanik, kes on enda ettevõtte juhatuse liige, saab endale päevaraha maksta.
Kombineeri muude ärikuludega. Lennupiletid, majutus ja muud reisikulud on eraldi ärikulud — neid päevaraha piirmäär ei piira. 75 €/päev katab toitlustust ja jooksvaid kulusid. Lennupiletid ja hotellid hüvitatakse lisaks, kviitungite alusel.
Arvello ärilähetuse logi
Arvello jälgib sinu välislähetusi ja arvutab maksuvaba päevaraha automaatselt. Sisesta reisikuupäevad ja sihtkoht ning Arvello genereerib lähetuskorralduse, arvutab korrektse päevaraha (arvestades 15 päeva piirmäära kalendrikuu kaupa) ja lisab hüvitise sinu igakuistesse maksuarvutustesse.
Kui reis ületab 15-päevase kuupiiri, teavitab Arvello automaatselt määra muutumisest 40 €/päev peale.
