Maksuvaba päevaraha: 75 €/päev ilma maksudeta

Kui sinu OÜ saadab sind välislähetusse, saab ettevõte maksta sulle kuni 75 eurot päevas täiesti tulumaksu- ja sotsiaalmaksuvabalt. Päevaraha enda kohta kviitungeid vaja ei ole. 15-päevase reisi puhul tähendab see 1 125 eurot puhtalt kätte, ilma ühtegi sentigi maksudeks — samas kui sama summa juhatuse liikme tasuna jätaks sulle kätte umbes 860 eurot (vt arvutusnäidet allpool).

Paljud OÜ omanikud kas ei tea sellest võimalusest või eeldavad, et dokumendid on liiga keerulised. Tegelikkuses piisab ühest dokumendist — lähetuskorraldusest.

Määrad (alates 1. jaanuarist 2025)

Maksuvaba päevaraha määrad tõusid 2025. aasta alguses oluliselt:

75 € määr kehtib iga lähetuse esimese 15 päeva kohta. Kui lähetus jätkub järgmisse kalendrikuusse, ei alga arvestus uuesti: katkematu 20-päevane lähetus annab 15 päeva 75 € ja 5 päeva 40 € päevas ehk 1 125 + 200 = 1 325 € maksuvabalt, olenemata sellest, kas see jääb ühte või kahte kuusse.

Lisaks ei saa ühes kalendrikuus olla üle 15 päeva 75 € määraga. See on oluline, kui lähetused järgnevad üksteisele. Maksu- ja Tolliameti näites kasutab 15-päevane lähetus 4.–18. märtsini ära märtsi 15 päeva. Järgmisel lähetusel 28. märtsist 14. aprillini makstakse märtsi 4 päeva eest 40 €, järgmise 11 päeva (1.–11. aprill) eest 75 €, millega saavad selle lähetuse esimesed 15 päeva täis, ja viimase 3 päeva eest 40 €.

Mida loetakse lähetuseks

Mitte iga reis ei kvalifitseeru. Reeglid on konkreetsed:

Ainult välislähetused. Eestisisestele lähetustele maksuvaba päevaraha ei kehti. Sihtkoht peab olema väljaspool Eestit.

Vähemalt 50 km töökoha asulast. Sihtkoht peab jääma vähemalt 50 km kaugusele töökoha asula piirist. Enamiku Tallinnas registreeritud ettevõtete puhul täidab iga välisriigi sihtkoht selle tingimuse hõlpsalt.

Ka ühepäevane lähetus loeb. Välismaal ei pea ööbima. Ühepäevase välislähetuse eest saab maksta ühe päeva päevaraha. Väljasõidu päev loetakse lähetuspäevaks, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00, ja saabumise päev siis, kui sõiduk saabub välisriigist pärast kella 3.00.

Selge ärieesmärk. Reis peab teenima ettevõtte huve: kliendikohtumine, konverents, tarnija külastus, turu-uuring. Lissaboni kohvikus kaugtöö tegemine ei ole ärireis — see on kaugtöö.

Dokumentatsioon: lähetuskorraldus

Peamine dokument on lähetuskorraldus (lähetuskäsk). See on ettevõttesisene dokument — mitte maksuametile esitatav vorm. Hoiad seda oma arhiivis.

Lähetuskorraldus peab sisaldama:

• Töötaja või juhatuse liikme nimi
• Sihtkoht (linn, riik)
• Lähetuse eesmärk
• Kuupäevad (väljasõit ja tagasipöördumine)
• Päevaraha summa päevas

See ongi kogu nõue päevaraha jaoks. Toidukviitungeid, igapäevaseid kuluaruandeid ega hommikusöögi tšekke vaja ei ole. Päevaraha on kindel päevamäär ja ei vaja tõendamist kviitungitega.

Küll aga vajavad muud reisikulud — lennupiletid, majutus, taksod — kviitungeid. Need on tavalised ärikulud ja dokumenteeritakse arvete alusel.

Näidis-lähetuskorraldus

Lähetuskorraldus võib olla lihtne allkirjastatud dokument:

Lähetuskorraldus nr 2026-03

OÜ Näidis (registrikood 12345678) saadab juhatuse liikme [Nimi] lähetusse:

• Sihtkoht: Berliin, Saksamaa
• Eesmärk: Kliendikohtumine ja partnerlusläbirääkimised
• Kuupäevad: 10. märts 2026 – 14. märts 2026 (5 päeva)
• Päevaraha: 75 €/päev, kokku 375 €
• Lisakulud (lennupiletid, majutus) hüvitatakse kviitungite alusel

Allkirjastanud: [Juhatuse liige / volitatud isik], [Kuupäev]

Kindlat vormi ette kirjutatud ei ole. Dokument peab lihtsalt eksisteerima ja sisaldama vajalikku teavet.

Toitlustuse vähendamise reegel

Kui lähetuse ajal on tagatud tasuta toitlustus — näiteks konverentsil on kaetud lõuna- ja õhtusöök või klient korraldab kõik söögid — võib tööandja päevaraha vähendada kuni 70% võrra.

See on võimalus, mitte kohustus. Tööandja otsustab, kas vähendamist rakendada. Praktikas enamik väikesi OÜ-sid, kus omanik maksab endale ise päevaraha, seda ei tee.

Vähendamise korral oleks 75 € päeva puhul: 75 x 30% = 22,50 €/päev.

Arvutusnäide: päevaraha vs. juhatuse liikme tasu

Siin on oluline võrdlus. Sa oled kuu aja jooksul 15 päeva välislähetusel ja ettevõte maksab nii või naa 1 125 eurot. Milline on tegelik kulu? Eeldused: saaja teeb 2% kogumispensioni makseid ja maksuvaba tulu sellele väljamaksele ei rakendata (nt on see juba kasutatud muu tulu vastu).

Stsenaarium A: 1 125 € juhatuse liikme tasuna

Ettevõte kulutab 1 496,25 €. Juhatuse liige saab kätte 859,95 €. (Kogumispensioni makse arvatakse tulumaksubaasist maha enne 22% rakendamist.)

Stsenaarium B: 1 125 € päevarahana

Ettevõte kulutab 1 125,00 €. Juhatuse liige saab kätte 1 125,00 €.

Vahe

Päevaraha kasutamisel juhatuse liikme tasu asemel saab juhatuse liige 265,05 € rohkem kätte ja ettevõte säästab 371,25 € kogukulus. Neto vahe tekib tulumaksust (242,55 €) ja kogumispensionist (22,50 €), mis peetakse kinni juhatuse liikme tasult, aga mitte päevarahalt; ettevõtte poole kokkuhoid on sotsiaalmaks (371,25 €).

Teisiti väljendades: kui ettevõte soovib, et juhatuse liige saaks kätte 1 125 € juhatuse liikme tasuna, tuleks maksta brutotasu umbes 1 125 / 0,7644 = 1 471,74 € (2% kogumispensioni ja ülejäänult 22% tulumaksu kinnipidamise järel on neto 76,44% brutost), millele lisandub 33% sotsiaalmaks 485,67 € — ettevõtte kogukulu kokku umbes 1 957,41 €. Päevaraha annab sama netosumma 1 125 € ettevõtte kuluga. See on umbes 42% madalam kogukulu.

Mis juhtub, kui ületad piirmäärad

Kui maksad päevaraha üle 75 € (või üle 40 € neil päevadel, kus kehtib see määr), maksustatakse piirmäära ületav osa palgatuluna, samamoodi nagu töötasu või juhatuse liikme tasu: kinni peetakse tulumaks, tasuda tuleb sotsiaalmaks ning kogumispension ja töötuskindlustusmakse kehtivad nagu palga puhul.

Näide: 100 €/päev päevaraha 75 € asemel 15 päeva jooksul (ületamine 375 €)

Ühe päeva ületamine juhatuse liikmele makstuna, samade eeldustega nagu eespool (2% kogumispension, maksuvaba tulu ei rakendata):

Igast 25-eurosest ületamisest jõuab juhatuse liikmeni 19,11 € ja ettevõtte kulu on 33,25 €. 15 päeva peale teeb see 498,75 € ettevõtte kulu 286,65 € neto eest. Juhatuse liige ei ole töötuskindlustatud; töötaja puhul peetaks ületavalt osalt kinni ka 1,6% töötuskindlustusmakset ja ettevõte maksaks lisaks 0,8%.

Maksuvabad piirmäärad: 75 €/päev lähetuse esimese 15 päeva eest (kuid kõige rohkem 15 sellist päeva kalendrikuus), 40 €/päev iga ülejäänud päeva eest.

Ületav osa deklareeritakse TSD-l nagu iga muu palgamakse, väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäevaks: alates 2026. aasta oktoobrist tehtud väljamaksed osas „Väljamaksed“, kuni 2026. aasta septembrini tehtud väljamaksed lisas 1. Lisasse 4 seda ei kanta ja ettevõtte tulumaksu 22/78 sellelt ei arvestata.

Praktilised nõuanded

Uus kuu ei alusta lähetuse arvestust otsast. 75 € määr kehtib lähetuse esimese 15 päeva kohta. Maksu- ja Tolliameti näites saab 16-päevane lähetus 28. jaanuarist 12. veebruarini 75 € jaanuari 4 päeva ja veebruari esimese 11 päeva eest ning 40 € 12. veebruari eest.

Lähetuskorralduse võib koostada ka pärast reisi. Nõue on, et dokument eksisteeriks — mitte et see oleks koostatud enne väljasõitu. Küll aga on eelnevalt koostamine puhtam dokumenteerimine.

Juhatuse liikmed kvalifitseeruvad. Päevaraha kehtib nii töötajatele kui ka juhatuse liikmetele. Üksiku OÜ omanik, kes on enda ettevõtte juhatuse liige, saab endale päevaraha maksta.

Kombineeri muude ärikuludega. Lennupiletid, majutus ja muud reisikulud on eraldi ärikulud — neid päevaraha piirmäär ei piira. 75 €/päev katab toitlustust ja jooksvaid kulusid. Lennupiletid ja hotellid hüvitatakse lisaks, kviitungite alusel.

Arvello ärilähetuse logi

Arvello jälgib sinu välislähetusi ja arvutab maksuvaba päevaraha automaatselt. Sisesta reisikuupäevad ja sihtkoht ning Arvello genereerib lähetuskorralduse, arvutab korrektse päevaraha (lähetuse esimesed 15 päeva 75 €, kalendrikuus kõige rohkem 15 üle kõigi lähetuste) ja lisab hüvitise sinu igakuistesse maksuarvutustesse.

Kui lähetus ületab kumbagi piirangut, arvutab Arvello ülejäänud päevad 40 €/päev ja näitab jaotust, nii et midagi ei jää märkamata.

Registreeru kohe